De gemeenten Dinkelland en Tubbergen hebben gekozen voor één ambtelijke organisatie. Daartoe hebben de colleges van burgemeester en wethouders van beide gemeenten Bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen opgericht. Het bestuur bestaat uit de voltallige colleges van beide gemeenten. De medewerkers zijn formeel in dienst van Noaberkracht maar zijn materieel nog steeds ondergeschikt aan de beide colleges. Noaberkracht voert namens de beide colleges het beleid uit, zoals dat door de beide colleges is vastgesteld en waarvoor elk van beide colleges zich dient te verantwoorden jegens zijn eigen raad en zijn eigen inwoners.
Hieruit volgt dat elk van beide colleges bevoegd is om het privacybeleid voor zijn eigen gemeente vast te stellen en dat het gehouden is daarvoor verantwoording af te leggen aan zijn gemeenteraad. Noaberkracht dient dit beleid uit te voeren. Noaberkracht heeft formeel rechtspersoonlijkheid en is dus bevoegd om extern op eigen naam op te treden. Maar de organisatie is ook een verlengstuk van elk van beide gemeenten, bestuurd door en ondergeschikt aan de beide colleges. Ook voor de uitvoering door Noaberkracht van het gemeentelijk vastgestelde beleid is het college van elk van beide gemeenten verantwoording verschuldigd aan zijn gemeenteraad.
De organisaties hanteren in de uitvoering van het beleid uitgangspunten op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering, welke hieronder zijn beschreven.
Dienstverlening
Een inwoner heeft er recht op dat de organisaties zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan. Dit moet voor de inwoner echter zo min mogelijk invloed op de dienstverlening hebben, daarom worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Inwoners hoeven de over hen bij de overheid bekende en beschikbare gegevens niet steeds opnieuw verstrekken.
Tenzij de wet anders bepaalt, bepalen inwoners zelf in hoeverre zij hen de betreffende informatie willen vrijgeven. Inwoners beschikken immers over het grondwettelijk recht op privacy, waaronder het recht op informationele privacy, wat inhoudt dat zij bepalen in hoeverre zij hen de betreffende informatie willen vrijgeven.
De persoonsinformatiehuishouding is op orde.
De naleving van wet- en regelgeving op het gebied van de privacybescherming is uitgangspunt van handelen bij de uitvoering van primaire processen en bedrijfsvoering. privacybescherming wordt opgevat als een kenmerk van goede dienstverlening / kwaliteit.
Het privacybeleid moet bestuur, directie, management en medewerkers handvatten bieden om die ruimte zoveel als mogelijk concreet in te vullen.
Privacy afspraken binnen Noaberkracht dienen zoveel als mogelijk uniform in de organisatie te worden toegepast, waardoor inwoners niet tegen verschillen in de uitvoering kunnen aanlopen.
Bedrijfsvoering
Goede bedrijfsvoering staat aan de basis van goede dienstverlening. Op basis van bovenstaande uitgangspunten zijn er randvoorwaarden voor het inrichten van de interne organisatie te benoemen:
Elke medewerker die persoonsgegevens nodig heeft voor de uitvoering van diens taak of taken, moet daarover op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen beschikken.
Voor zover een algemeen gegeven (basisgegeven) over een persoon beschikbaar is in één van de basisregistraties, gebruikt de medewerker dat gegeven tenzij dat gegeven onjuist is.
Het takenpakket van een medewerker is bepalend voor de set aan gegevens waarover een medewerker mag beschikken evenals de wijze waarop deze gegevens ter beschikking worden gesteld.
Een teamcoach, programmaregisseur of medewerkers met soortgelijke taken blijven echter verantwoordelijk voor privacyvraagstukken binnen het team of organisatieonderdeel. De medewerkers hebben taken, die ze moeten uitvoeren met inachtneming van de privacy regels. Privacy is onderdeel van het werk.
Bij nieuw uit te voeren processen waarbij de verwerking van persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, qua inhoud en omvang complex is en van substantieel belang is voor de uitvoering van het proces, maakt een PIA deel uit van implementatieproces. Deze assessment heeft als doel bij nieuwe werkzaamheden na te gaan wat dit betekent voor de bescherming van de persoonsgegevens.
Artikel 4.