(artikel 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de leerplichtambtenaar en de administratief medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisregistratie personen (BRP) opgenomen personen in de leeftijd van 4 tot en met 22 jaar.
De mutaties in de basisregistratie personen met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden ten minste wekelijks en zo mogelijk dagelijks in de leerlingenadministratie verwerkt.
De administratief medewerker controleert of de mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en afschrijvingen van jongeren binnengekomen zijn. De leerplichtambtenaar onderneemt actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur van een school of instelling dat deze aanhoudend in gebreke blijft, dan onderneemt de leerplichtambtenaar actie voor een gesprek en houdt hiervan een dossier bij.
Wanneer aanhoudend tekortkomingen worden geconstateerd kan de leerplichtambtenaar het in gebreke blijven van de directeur signaleren bij de Inspectie voor het Onderwijs, indien hij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.
De leerplichtambtenaar kan aan een directeur gevraagd of ongevraagd een advies geven over het te voeren beleid met betrekking tot het registreren van verzuim en het doen van kennisgeving van verzuim, met het oog op het bevorderen van een effectief verzuimbestrijdingsbeleid en de rechtsgelijkheid. De leerplichtambtenaar kan directeuren verzoeken om eerder een kennisgeving van verzuim in te dienen dan de wet voorschrijft indien dat doelmatig is met het oog op de verzuimbestrijding.
De administratief medewerker controleert aan het begin van het schooljaar en daarna minimaal maandelijks of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven.
Bij een vermoeden van absoluut verzuim bij de administratief medewerker wordt een brief verstuurd. In de brief is aangegeven dat binnen 14 werkdagen gereageerd dient te worden. Als wordt gereageerd dat er wel sprake is van een schoolinschrijving, dan wordt dit gecontroleerd. Wanneer er geen reactie is gekomen op de eerste brief volgt een tweede brief, indien ook daar geen reactie op is gekomen binnen de gestelde termijn en de verdenking van absoluut verzuim blijft bestaan, volgt een actie zoals omschreven in artikel 8 van deze instructie (absoluut verzuim).
Tegenover een bericht van afschrijving van de ene school staat voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de afschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven, wordt schriftelijk contact gezocht met de ouders van de jongere.
Bij verhuizing buiten de regio worden de schoolhistorische gegevens, op verzoek, gezonden naar de nieuwe woongemeente.
Artikel 3:
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Ambtsinstructie voor de leerplichtambtenaar gemeente Veenendaal 2019