Burgemeester en wethouders zijn eindverantwoordelijk voor de organisatie van het informatiebeheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden. De uitvoering van de informatiebeheertaken wordt geborgd in het kwaliteitssysteem. Burgemeester en wethouders beleggen verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen op de volgende wijze:
Het hoofd van een organisatieonderdeel:
is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatieonderdeel voor zover de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of (in het geval van digitale archiefbescheiden) door afdeling INA in beheer zijn genomen in het pre-depot;
zorgt ervoor dat archiefbescheiden van zijn organisatieonderdeel vastgelegd en beheerd worden conform de kwaliteitseisen die hiervoor gelden in de gemeentelijke organisatie;
zorgt ervoor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat bewijsvoering en verantwoording op grond van de archiefbescheiden te allen tijde geborgd zijn;
zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang conform de procedures voor informatiebeheer worden uitgevoerd door de medewerkers van de afdeling;
verstrekt gegevens aan de afdeling Informatievoorziening en automatisering omtrent de wijze waarop de zorg wordt vormgegeven en het informatiebeheer wordt uitgevoerd binnen de eigen afdeling ten behoeve van de jaarlijkse verslaglegging aan burgemeester en wethouders over het informatiebeheer.
Het afdelingshoofd van de afdeling Informatievoorziening en automatisering draagt zorg voor:
het opstellen van procedures voor het beheer van archiefbescheiden waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de archiefbescheiden worden gewaarborgd;
het bijhouden van een systematisch overzicht van de archiefbescheiden binnen de organisatie, met een beschrijving van die archiefbescheiden, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking hebben, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de archiefbescheiden en de applicaties waarin de archiefbescheiden worden beheerd;
het toezicht houden op de naleving van de bepalingen van deze beheersregels en van andere van toepassing zijnde regelgeving;
het coördineren, adviseren en informeren over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het informatiebeheer gediend is;
het verzorgen van specifieke informatiebeheertaken, zoals vernietiging, overbrenging en vervanging;
het jaarlijks verslag uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het informatiebeheer;
het op verzoek verstrekken van gegevens aan de archiefinspectie omtrent de wijze waarop het informatiebeheer wordt vormgegeven en uitgevoerd;
het indien nodig zorgen voor een overzicht van verbetermaatregelen op de informatievoorziening en het (laten) uitvoeren daarvan;
het opstellen van een lijst van de te vernietigen archiefbescheiden met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de Archiefwet vastgestelde selectielijst, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan. De lijst van te vernietigen archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Hoofdstuk
Artikel 5