Het hoofd van het organisatieonderdeel doet tijdig mededeling aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon, waaronder de oprichting van een regeling conform de wet Gemeenschappelijke regelingen of het aangaan van een overeenkomst met een Verbonden partij, omdat artikel 4 lid 1 van de wet voorschrijft dat dergelijke overeenkomsten een voorziening omtrent de informatie bevatten;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
conversie, migratie of emulatie van informatie.