Deelname aan het fietsplan staat open voor medewerkers van wie het aannemelijk is dat zij de fiets voor minimaal de helft van de werkdagen - van hun actuele arbeidsomvang op het moment dat de overeenkomst wordt afgesloten - zelf gebruiken voor het woon-werkverkeer. Het is daarbij ook voldoende om zelf de fiets te gebruiken voor vervoer van en naar het bus- of treinstation of de carpool-/opstapplaats, het zogenaamde voor- en natransport.
Eens per drie kalenderjaren is deelname aan de fietsregeling toegestaan, waarbij de datum van aflevering van de fiets als ingangsdatum bepalend is voor het berekenen van deze periode.
De deelnemer moet een volledig ingevuld en ondertekend Fietsformulier en ondertekende Aanvulling op de arbeidsovereenkomst indienen bij de HRM-administratie via E-HRM.