De organisator is er zelf verantwoordelijk voor om omwonenden en eventuele bedrijven op de hoogte te stellen van het evenement. Door middel van een brief/flyer/advertentie kunnen de bewoners op de hoogte worden gesteld. Het is wenselijk dit uiterlijk één week voorafgaand aan het evenement te doen en in de aankondiging in ieder geval de volgende informatie op te nemen:
de aard en duur van het evenement;
de aard en duur van verkeersmaatregelen (bijvoorbeeld wegafsluiting, parkeerverbod, etc.);
de manier waarop de overlast door de organisator wordt beperkt;
gegevens van de organisator waarop de omwonenden de organisatie kunnen bereiken voor eventuele vragen en klachten.
In de evenementenvergunning zal dit als voorwaarde worden opgenomen.
Bij nieuwe evenementen zal de gemeente organisaties adviseren om vroegtijdig de omwonenden te informeren, zodat ze tijdig op de hoogte zijn welke activiteiten er plaats gaan vinden en de mogelijke overlast die ze ervan kunnen ondervinden.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.9