De gemeente is vergunningverlener, toezichthouder maar ook handhaver. Dit betekent dat de gemeente de aanvraag voor een vergunning onafhankelijk toetst op alle facetten. Dit tezamen met haar adviseurs. De gemeente is geen adviseur van de organisator. De gemeente houdt toezicht en bij overtredingen van de voorwaarden handhaaft ze.
De gemeente zorgt voor de veiligheid (crowdmanagement) en de coördinatie. Voorbereiding en handhaving liggen daarbij in elkaars verlengde. Vanwege de nauwe samenhang tussen het vergunningproces en de uitvoering, vindt in de voorbereidende fase al nauwe afstemming plaats.
Organisatoren kunnen de gemeente inschakelen voor diensten. Soms gaat het om activiteiten die door of namens de gemeente verricht moeten worden (bijvoorbeeld het verwijderen van straatmeubilair, verstrekken van parkeervergunningen). In een aantal gevallen gaat het om diensten, waarvoor men ook derden kan inschakelen (bijv. afvalinzameling, constructieve werkzaamheden, het nemen van tijdelijke verkeersmaatregelen etc.). De evenementenorganisator dient de voorzieningen zelf te regelen of via de gemeente (conform de Wet Markt en Overheid) of door particuliere bedrijven te contracteren. Voor het opruimen van het afval kan bijvoorbeeld de Afvalstoffendienst worden ingehuurd maar ook andere bedrijven.