Uitnodigingen
Netwerken kan deel uitmaken van je functie. Daarbij kan het voorkomen dat je uitnodigingen krijgt van externe partijen. Daar mag je best op ingaan, zolang je er maar verstandig mee omgaat en de omstandigheden in het oog houdt. Het ingaan op uitnodigingen moet functioneel, sober en doelmatig zijn. Ook de wederkerigheid van uitnodigingen is een aspect om rekening mee te houden.
Laat jezelf niet fêteren
Evenals bij het aannemen van geschenken, geldt voor het ingaan op uitnodigingen dat de context waarbinnen dit plaatsvindt van belang is. Een zakelijke bespreking combineren met een etentje? Dat hoeft niet verkeerd te zijn. Maar het op uitnodiging van een externe zakenrelatie bijwonen van een sportevenement in de viplounge ligt gevoelig. En als die zakenrelatie toevallig ook meedingt naar een opdracht, heb je echt een probleem.
Uitgangspunten voor uitstapjes, reizen, etentjes en evenementen:
bespreek uitnodigingen vooraf;
vraag je af of het voldoende functioneel is;
reis niet op kosten van derden;
betaal (zoveel mogelijk) zelf;
declareer gemaakte kosten conform de daarvoor bestaande regels.
Om je niet onnodig in de problemen te brengen geldt de afspraak dat uitnodigingen met elkaar worden besproken, met je leidinggevende en met collega’s. Zo kun je van elkaar en van voorkomende situaties leren. En als achteraf blijkt dat er toch meer achter de uitnodiging zat dan tevoren gedacht bespreek je dit ook met elkaar.
Het is niet zo dat je nooit iets op kosten van de ander mag accepteren: dat hangt helemaal af van de situatie, de voor die situatie algemeen aanvaarde omgangsvormen en de omvang van de kosten. Waar het om gaat is dat je, als je een uitnodiging van een externe partij accepteert, jouw onafhankelijkheid bewaakt en jezelf niet op ongepaste wijze laat ‘fêteren’.
Commerciële activiteiten
Het komt regelmatig voor dat ambtenaren vanuit hun deskundigheid worden uitgenodigd om op te treden als spreker, of bijvoorbeeld als lid van een deskundigenpanel, op een commercieel georganiseerd congres of symposium. Anderen, onder wie ook weer collega-ambtenaren, komen daar dan tegen betaling van (soms hoge) toegangsgelden naar luisteren. Dat wringt. In de eerste plaats omdat de gemeente streeft naar kennisdeling, zonder dit te commercialiseren. In de tweede plaats omdat efficiënt moet worden omgegaan met de besteding van overheidsmiddelen.
Aan de andere kant is een dergelijke samenwerking van deze tijd en kan het zeker nuttig en wenselijk zijn om dit, soms ook op commercieel gebied, te doen. Bijvoorbeeld als de activiteit belangrijk is voor het ontwikkelen, uitleggen, of uitdragen van beleid. Het management bepaalt of dit het geval is. Ook hier geldt dat transparantie en openheid noodzakelijk zijn om een goede afweging te kunnen maken.
Geen commercialisering van overheidskennis
Uitgangspunten voor commerciële activiteiten binnen de ambtelijke functie, zoals het spreken op congressen e.d.:
geen medewerking tenzij uitdrukkelijk anders wordt afgesproken;
je bespreekt het vooraf met je leidinggevende;
je laat je er niet voor betalen.
Commerciële activiteiten kunnen ook plaatsvinden als nevenactiviteit. In dat geval gelden de regels voor nevenwerkzaamheden. Ook heb je te maken met de regels voor externe communicatie. Beide onderwerpen worden in deze gedragscode behandeld.
Sponsoring
Voorzichtigheid is geboden ten aanzien van sponsoring en fondswerving van personeelsactiviteiten. Bij sponsoring valt te denken aan externe financiering van activiteiten van sportclubs, of andere personeelsverenigingen of -stichtingen waarvan het lidmaatschap of deelname is voorbehouden aan gemeenteambtenaren. Hoewel dergelijke verenigingen en stichtingen niet onder de gemeente vallen, kunnen zij wel met de gemeente in verband worden gebracht.
Wil ik mij met deze sponsor inlaten?
Externe financiering kan (de schijn van) belangenverstrengeling met zich meebrengen, bijvoorbeeld als die sponsor een belangrijke opdracht voor de gemeente uitvoert, een raamcontract met (een onderdeel van) de gemeente heeft afgesloten, of een opdracht uitvoert bij het onderdeel waar ook de personeelsactiviteit plaatsvindt.
Ook kan sponsoring van personeelsactiviteiten een ongewenst effect hebben op het imago van de gemeente of een onderdeel daarvan. Het is belangrijk om je van deze risico’s bewust te zijn.
Interne fondswerving of sponsoring komt ook voor, zoals bijvoorbeeld bij een privé-initiatief van een ambtenaar die voor een goed doel deelneemt aan een run of tour.
Voor zover hieraan een bijdrage uit publieke middelen plaatsvindt, zal dit qua kosten zeer beperkt moeten blijven en bij voorkeur in de facilitaire sfeer (t-shirts/bidons) zijn.
Uitgangspunten voor sponsoring:
ga er verstandig en transparant mee om;
voorkom belangenverstrengeling;
leg het bij twijfel voor aan je leidinggevende
Op deze wijze voorkom je dat je ongewild in de problemen raakt.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.1
Artikel 4.1.2