Artikel 8 lid 1 sub b Ambtenarenwet 2017: Het is de ambtenaar niet toegestaan middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen en leveringen ten behoeve van de openbare diensten, tenzij de overheidswerkgever waarmee hij een arbeidsovereenkomst heeft daarvoor toestemming heeft verleend.
Wat zijn de regels?
Inkoop, inhuur en aanbesteding is een specialistisch vakgebied. Je kunt algemene informatie vinden op intranet, maar het is verstandig om in voorkomend geval een inkoopspecialist te raadplegen. De OR heeft een eigen positie en valt voor hun inkoopbehoefte (bijvoorbeeld voor externe advisering) niet onder de standaard regels en procedures.
Als je ermee te maken hebt, is het belangrijk om jezelf goed op de hoogte te stellen van de regels en procedures die op dat moment voor de gemeente gelden en deze ook na te leven. Zowel voor ambtenaren die een bepaalde inkoopbehoefte hebben als voor de inkoopspecialisten, geldt dat waakzaamheid ten aanzien van integriteitsrisico’s is geboden. Het inkoopproces hoort zorgvuldig en onpartijdig te gebeuren. Iedere schijn van ongeoorloofde beïnvloeding moet worden voorkomen. Het gaat immers om de besteding van belastinggeld.
Het is belangrijk dat de juiste inkoopprocedure wordt gevolgd, ook als sprake is van vervolgopdrachten. Wat goed is om te weten is dat slechts tot een bepaald grensbedrag één op één opdrachtverlening mogelijk is. Daarboven vindt concurrentiestelling plaats. Vanaf een bepaald drempelbedrag is een aanbesteding volgens Europese richtlijnen verplicht. Bij aanbestedingen die openbaar toegankelijk zijn kan iedere geïnteresseerde onderneming zich aanmelden of een offerte indienen. Bij overige aanbestedingen bepaalt het aanbestedende organisatieonderdeel in overleg met de inkoopcoach aan wie er een offerte wordt gevraagd.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Lelystad heeft een hardheidsclausule die de mogelijkheid openlaat om van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken, indien daarvoor gegronde redenen bestaan (welke door de inkoopcoach dienen te worden bevestigd) waarbij een dergelijke afwijking aan de directie ter besluitvorming wordt voorgelegd.
Belangrijk bij één op één opdrachtverlening is dat je zakelijk kunt motiveren aan wie je de opdracht gunt of, als sprake is van één of meerdere offertes, aan wie je een offerte vraagt. Daarmee verantwoord je de beslissing en maak je de overwegingen transparant. Houd je verre van belangenverstrengeling en vriendjespolitiek. Meerdere aanbieders kunnen met elkaar concurreren op prijs en kwaliteit. Doel hiervan is gelijke kansen, keuzes op basis van zakelijke argumenten en geen verspilling van belastinggeld.
Uitgangspunten voor inkoop, inhuur en aanbesteding:
eerlijke concurrentie staat voorop;
houd je aan de geldende regels en procedures;
waak voor verleidingen en voorkom (de schijn van) bevoordeling, beïnvloeding of belangenverstrengeling;
ga zorgvuldig om met beschikbare informatie;
voorkom dat je onterecht toezeggingen doet of verwachtingen wekt;
waarborg onafhankelijke besluitvorming.
De regels en procedures voor inkoop en aanbesteding bevatten integriteitswaarborgen voor eerlijke concurrentie en het tegengaan van (schijnbare) belangenverstrengeling en vriendjespolitiek. Maar hoe werkt dit in de praktijk?
Blijf ook scherp in vertrouwde relaties!
Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat je invloed kunt uitoefenen op het proces als je bij de andere partij privécontacten hebt. Mocht je hier tegenaan lopen, dan meld je dit vooraf, zodat geregeld kan worden dat niet jij, maar een ander de kwestie behandelt. Ook zakelijke contacten kunnen je op een onwenselijke manier beïnvloeden en je met allerlei lokkertjes (bijvoorbeeld geschenken, voordelen, uitnodigingen) verleiden. Vooral bij langdurige contacten is het van belang om alert te blijven.
Ter voorkoming van problemen behoren er meerdere personen betrokken te zijn bij de besluitvorming over inkoop, inhuur en aanbesteding en doe je gesprekken met leveranciers bij voorkeur met zijn tweeën. Dit neemt jouw eigen verantwoordelijkheid echter niet weg.
Externe arbeid, ook door voormalige ambtenaren
Het door externen laten verrichten van arbeid valt onder de inkoop- en aanbestedingsregels en hiervoor gelden aanvullende kaders, zoals een maximering van tarieven. Deze kaders gelden onverminderd als voormalige ambtenaren, als zelfstandig ondernemer of in dienst van een werkgever, opnieuw voor de gemeente gaan werken.
Uitgangspunten voor externe arbeid:
weersta verleiding of druk om af te wijken van de geldende kaders;
behandel kandidaten voor externe arbeid neutraal en op gelijke wijze;
beslis op basis van zakelijke argumenten en verantwoord die beslissing;
ook een voormalig ambtenaar mag eerlijk meedingen naar opdrachten, mits deze al langer dan één jaar geleden uit dienst is gegaan, maar houd rekening met eventuele imagoschade voor de gemeente;
Eerlijke concurrentie is het uitgangspunt en (de schijn van) belangenverstrengeling en vriendjespolitiek moet worden voorkomen. Dit speelt vooral een rol als je zelf invloed hebt op het verlenen van een opdracht. Sta hier bij stil voordat je een offerte aanvraagt. Als opdrachtverlener zul je kritisch moeten zijn naar jezelf en de verleiding moeten weerstaan om een kandidaat die je al kent te bevoordelen boven andere kandidaten. Je kunt dan bijvoorbeeld iemand bij de selectieprocedure betrekken die geen persoonlijke banden heeft met de kandidaat.
Daarnaast speelt eventuele imagoschade hier een rol. Zeker als het werk door een voormalige ambtenaar wordt gedaan. Zo is het bijvoorbeeld ongewenst als een voormalige ambtenaar die, al dan niet met een vertrekpremie de gemeente heeft verlaten, via de achterdeur weer als externe wordt binnengehaald om hetzelfde werk te doen. Ook ligt het opnieuw binnenhalen van voormalige ambtenaren voor hetzelfde werk tegen flink hogere kosten gevoelig. Beide voorbeelden roepen, al dan niet terecht, het beeld op van een geld verspillende overheid. Bedenk dus van tevoren of je dit, bijvoorbeeld op tv, zonder gewetenswroeging uit kunt leggen. Kun je dit niet, vraag dan geen offerte aan.
Een ander aandachtspunt is dat je als leidinggevende een klus soms al op voorhand wil toebedelen aan iemand, bijvoorbeeld omdat je diegene daar bijzonder geschikt voor vindt of omdat je daar in het kader van een vertrekregeling met een werknemer afspraken over wilt maken. Ook in zo’n geval mogen geen uitzonderingen worden gemaakt op de regels. Je kunt niet zomaar werk toebedelen aan iemand die je kent. De keuze moet altijd op objectieve gronden worden gemaakt en onderbouwd en het grensbedrag voor één-op-één gunning mag niet worden overschreden. Als je meerdere offertes moet aanvragen, dan moet er ook sprake zijn van echte, onpartijdige concurrentie.
(Gewezen) ambtenaren als aanbieders van producten of diensten
Zowel intern als extern moet elke schijn van belangenverstrengeling worden vermeden. Als ambtenaar in dienst van de gemeente mag je daarom geen producten of diensten aan de gemeente verkopen. Ook is het in het kader van het scheiden van belangen niet wenselijk om als ambtenaar commerciële reclame te maken voor jezelf bij jouw werkgever of collega’s.
Ben je eenmaal uit dienst, dan geldt er geen algemeen verbod meer voor het verkopen van producten of diensten en kun je volgens de daarvoor geldende regels deelnemen aan de inkoop- en aanbestedingsprocedures van de gemeente, mits je langer dan één jaar uit dienst bent. Als voormalig ambtenaar blijft de geheimhoudingsplicht voor jou van kracht.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.1
Artikel 4.1.5