De actieve informatieplicht van het college richting gemeenteraad, heeft een wettelijke grondslag gekregen in artikel 169 van de Gemeentewet, de tekst luidt:
1. Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur.
2. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.
3. Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.
4. Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
5. Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het terzake genomen besluit.
In het kader van deze nota is vooral lid 4 van bovenstaand artikel van belang. In dit artikellid wordt de bevoegdheid van het college om tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (waaronder het sluiten van een anterieure overeenkomst of het aangaan van een koopovereenkomst) te besluiten ingeperkt.
Waar het gaat om anterieure overeenkomsten en grondtransacties is het vanuit strategisch/financieel en privacy oogpunt wenselijk dat vertrouwelijk met de informatie wordt omgegaan. Het vergaderen in beslotenheid en het opleggen van geheimhouding is echter vooral bedoeld voor zware kwesties. Er is dan stringente regelgeving aan de orde en de sanctie op het naar buiten brengen van geheime informatie is zwaar. Om niet aan deze strikte regels gebonden te zijn en tevens vanuit praktisch oogpunt is daarom op 5 maart 2008 een “gedragslijn raadpleging grondtransacties” vastgesteld. Deze gedragslijn houdt in dat (strategische) grondtransacties die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente besproken worden in de commissie Bestuur en Strategie (BS). Dit gebeurt dan tijdens een besloten behandeling in een aparte bespreking van de commissie. De onderliggende stukken worden vertrouwelijk bij de griffier ter inzage gelegd. Burgerleden nemen niet deel aan de hiervoor bedoelde bespreking en krijgen geen inzage in de stukken. Deze gedragslijn heeft geen juridische status. Er is geen sanctiemogelijkheid als iemand vertrouwelijke informatie naar buiten brengt. De hiervoor beschreven gedragslijn is nog steeds bruikbaar voor strategische grondtransacties met dien verstande dat bespreking alleen plaats hoeft te vinden als 1 of meer raadsleden daarom vragen.
Tijdens de onderhandelingen die worden gevoerd om te komen tot een anterieure overeenkomst, behoudt het college zich altijd het recht voor om de anterieure overeenkomst aan de raad voor te leggen alvorens een beslissing te nemen over het aangaan van de overeenkomst. Wanneer een overeenkomst kan worden gesloten binnen de door de raad vastgestelde kaders, waarbij voldoende zekerheden ten behoeve van de gemeente zijn opgenomen, is het in de regel niet nodig om gebruik te maken van dit recht. Echter wanneer er sprake is van een plan met een grote impact en/of mogelijke ingrijpende gevolgen (bijvoorbeeld mogelijke negatieve financiële consequenties, onvoldoende zekerheden, een voorgenomen beleidswijziging of een publiciteitsgevoelige zaak) zal het college de overeenkomst aan de raad voorleggen alvorens een besluit te nemen. Hierbij geldt, evenals voor strategische grondtransacties, wel de beperking dat de strategische en/of financiële belangen van de gemeente niet in het gedrang mogen komen. Concreet betekent dit dat de desbetreffende overeenkomst vertrouwelijk bij de griffier ter inzage wordt gelegd en indien nodig (als 1 of meer raadsleden daarom vragen) wordt besproken tijdens een besloten behandeling in een aparte bespreking van de commissie BS conform de “gedragslijn raadpleging grondtransacties”.
Anterieure overeenkomsten worden altijd ter informatie aan de raad voorgelegd. Dus ook als er sprake is van particuliere initiatieven. Dergelijke overeenkomsten kunnen altijd achteraf (dat wil zeggen ná het sluiten van de overeenkomst, maar vóór de vaststelling van het bestemmingsplan) via de griffie in worden gezien.
Hoofdstuk 9.
Artikel 9.2
Actieve informatieplicht college
Onderdeel van NOTA GRONDBELEID GEMEENTE BERNHEZE 2019-2025