(artikel 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de leerplichtambtenaar/RMC-casemanager en de administratief medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisregistratie personen opgenomen personen in de leeftijd van 5 tot 27 jaar, hun ouders en hun broers en zussen. De bewaartermijn van de gegevens is conform de selectielijsten van de Archiefwet. Indien er geen bewaartermijn is aangegeven stelt de gemeente zelf een redelijk bewaartermijn.
De mutaties in de basisregistratie personen met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden ten minste wekelijks en zo mogelijk dagelijks in de leerlingenadministratie verwerkt.
De mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en afschrijvingen van jongeren komen automatisch in de leerlingenadministratie. Zonodig gebeurt dit handmatig door de administratief medewerker.
De leerplichtambtenaar neemt contact op met directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
De administratief medewerker controleert aan het begin van het schooljaar en daarna maandelijks of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Bij een vermoeden van absoluut verzuim vindt eerst een screening en zonodig een onderzoek plaats. Afhankelijk van de uitkomsten van de screening en eventueel onderzoek wordt een brief verstuurd aan de ouders. In de brief is aangegeven dat binnen 5 werkdagen gereageerd dient te worden. Als wordt teruggemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving dan wordt dit gecontroleerd. Wanneer er geen reactie is gekomen en de verdenking van absoluut verzuim blijft bestaan, volgt een actie zoals omschreven in artikel 8 van deze instructie (absoluut verzuim).
Tegenover een bericht van afschrijving van de ene school staat voor leerplichtige en kwalificatieplichtige jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de afschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven, wordt schriftelijk of telefonisch contact gezocht met de ouders van de jongere.
Bij verhuizing buiten de gemeente en binnen Nederland worden de schoolhistorische gegevens automatisch via DUO naar de nieuwe woongemeente gezonden.
Artikel 4.
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Ambtsinstructie leerplicht en RMC gemeente Leidschendam-Voorburg 2019