De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die aan hem zijn toegekend en de realisatie van de daarbij afgesproken prestaties.
Het aangaan van de financiële verplichtingen geschiedt conform de vastgestelde mandaatregeling Meierijstad.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie door middel van zijn handtekening/paraaf op de vorderingsopdracht of het aanleveren van een elektronische opdracht met vermelding van afzender.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is, namens het college, bevoegd tot het besteden van zijn budget tot maximaal:
de in de begroting opgenomen budgetten;
de bedragen van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringskredieten
het bedrag van de door de gemeenteraad ten laste van de reserves en voorzieningen beschikbare gestelde budgetten
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder adviseert het college door middel van beleidsnotities en bereidt voor de onderdelen, waarvoor hij verantwoordelijk is, de begroting en meerjarenraming voor.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is, voor de onderdelen waarvoor hij verantwoordelijk is, verplicht te rapporteren in overeenstemming met de in de planning- en control-richtlijnen aangegeven frequentie en methodiek.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor het rapporteren van (dreigende) onder- en overschrijdingen van meer dan €20.000,-- op het exploitatiebudget en/of meer dan €100.000,-- op het investeringsbudget aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. De portefeuillehouder informeert zo nodig het college en/of de raad.
Indien geen budgetten aanwezig zijn of indien de bestaande budgetten met meer dan €20.000,-- zijn overschreden, dan mogen geen verplichtingen worden aangegaan of betalingen worden verricht zonder dat het college daar toestemming voor heeft verleend. Betreft het bedrijfsvoeringsbudgetten, dan dient de directie hier toestemming voor te verlenen.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:
de regeling budgethouders gemeente Meierijstad
mandaatregeling Meierijstad
nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Meierijstad
de financiële verordening
Bij de afhandeling van externe facturen door budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder dient altijd verklaard te worden dat de prestatie is geleverd tegen de afgesproken prijs en voorwaarden, door het ‘aanvinken’ van het veld ‘Akkoord levering’ in de financiële applicatie.
Bij inkopen vanaf €5.000,-- dient de budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder bij de afhandeling van de factuur een bewijsstuk van levering aan de financiële applicatie toe te voegen. De volgende stukken kunnen dienen als bewijsstuk (niet limitatief):
Opleveringsdocument
Pakbon
Urenregistratie derden
Contract met daarin opgenomen de gecontracteerde uren
Deelname certificaat
Foto’s
Verslagen
Prestatieverklaring
Notariële akte van levering
Bij onduidelijkheden over een geschikt bewijsstuk, dient de budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder contact op te nemen met de medewerker interne controle en de gemaakte afspraken vast te leggen in de financiële applicatie bij de betreffende factuur.
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is bevoegd tot het (budgettair neutraal) overhevelen:
van zijn budgetten binnen hetzelfde taakveld.
van gespecificeerde bedragen binnen kredietonderdelen van investeringsbudgetten mits het totaalbedrag van het kredietonderdeel niet overschreden wordt en het kredietonderdeel volgens de vastgelegde specificaties wordt opgeleverd.
Het is niet toegestaan meevallers in aanbestedingen aan te wenden om de vooraf vastgelegde specificaties te verhogen of om over te hevelen naar andere kredietonderdelen.
Artikel 2
Budgetverantwoordelijkheid en limieten
Onderdeel van Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2020