Een aanvraag voor een evenementenvergunning dient middels het daartoe bestemde aanvraagformulier te worden ingediend bij de burgemeester van de gemeente Lingewaard. Dit formulier beoogt dat alle relevante informatie wordt verkregen voor een juiste beoordeling van een evenement. Per categorie evenementen hanteren we een aantal indieningsvereisten. Indien aanvullende informatie nodig is, kunnen aanvullende gegevens opgevraagd worden. 7 In 2019 komt er een nieuw aanvraagformulier welke o.a. aansluit bij de werkwijze en regelgeving van de veiligheidsregio en bij Live Events.
Termijnen met betrekking tot het indienen van een aanvraag
Het tijdig indienen en vervolgens tijdig afhandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning is van belang met het oog op de bescherming van de belangen genoemd in artikel 1:8 APV en de rechtsbescherming van belanghebbenden.
Voor alle vergunningsplichtige evenementen geldt dat de aanvraag ten minste twaalf weken voorafgaand aan de datum waarop het evenement plaatsvindt, wordt ingediend;
Een evenementenvergunning kan op zijn vroegst negen maanden voor het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt worden aangevraagd;
Organisatoren van evenementen welke zijn opgenomen in de evenementenkalender worden uiterlijk zestien weken voor aanvang van het evenement schriftelijk geattendeerd om uiterlijk twaalf weken voor aanvang van het evenement de evenementenvergunning aan te vragen;
Als een aanvraag niet tijdig wordt ingediend kan dit reden zijn voor het weigeren van een vergunning, indien hierdoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is;
Als een aanvraag niet volledig is dan worden ondernemers middels een hersteltermijn verzocht de ontbrekende gegevens aan te vullen. Indien de aanvraag vervolgens niet volledig is kan deze buiten behandeling worden gesteld.
Aanvraag voor reguliere-evenementen (A)
Bij een aanvraag voor een evenementenvergunning voor een regulier evenement (A) dienen de volgende gegevens overlegd te worden:
Een volledig, naar waarheid, ingevuld aanvraagformulier;
Een op schaal gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt conform de criteria genoemd in de bijlage (1) van het aanvraagformulier. Deze hebben o.a. betrekking op:
De locatie waar diverse activiteiten plaatsvinden;
De locatie van tent(en), tribunes en podia 8 Tenten e.d. dienen voorzien te zijn van een NEN-certificaat, speeltoestellen dienen voorzien te zijn van een geldig certificaat en of RAS-nummer.;
Routes, zoals calamiteitenroute, aanrijroute, de omgeving (zoals afgesloten wegen) e.d.;
Locatie(s) van; aggregaten, lichtmasten en/of openbare verlichting, vluchtwegaanduiding, (nood)uitgang(en) van afgesloten terrein e.d.;
Noordpijl.
Bij evenementen waarbij tijdelijke bouwwerken worden geplaatst waarbij er meer dan 150 personen gelijktijdig verblijven dient aanvullend een tekening op schaal (1:100 of 1:200) conform de criteria in de bijlage (2) van het aanvraagformulier aangeleverd te worden;
Bij evenementen waarbij een podium, tribune of andere tijdelijke constructie hoger dan een meter en/of voorzien van overkapping wordt geplaatst moet een constructieberekening worden aangeleverd;
Bij afwijken van regels uit het besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen dient beschreven te worden;
Van welk onderdeel van het besluit wordt afgeweken, en
Hoe de veiligheid op gelijkwaardige wijze als in het besluit geborgd wordt.
Een draaiboek met daarin een overzicht van de activiteiten die plaatsvinden en de tijdstippen waarop deze plaatsvinden;
Indien er, naast voornoemde informatie, aanvullende informatie nodig blijkt te zijn dan dient dit op verzoek (binnen de hiervoor gestelde termijn) aanvullend te worden overlegd.
Aanvraag voor aandacht-evenementen (B) en risico-evenementen (C)
Bij een aanvraag voor een aandacht-evenement (B) of een risico-evenement (C) dienen dezelfde gegevens te worden overlegd als bij de aanvraag voor een regulier evenement (A). Aanvullend moet een veiligheidsplan worden aangeleverd.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3.2