De medewerker leerplicht/RMC en de administratief medewerker leggen slechts een leerling/verzuim dossier aan over een jongere indien er sprake is van mondelinge, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten met de jongere of derden over diens:
vervangende leerplicht;
vrijstelling van inschrijving;
vrijstelling van schoolbezoek;
(vermoeden van) absoluut verzuim;
(vermoeden van) relatief verzuim;
(vermoeden van) voortijdig schoolverlaten;
situatie die leidt tot bespreking in een (preventief) georganiseerd overleg (ZAT) indien sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
adviesfunctie bij geoorloofd en of dreigend schoolverzuim met als doel om schooluitval en thuiszitten te voorkomen;
signalen die uiteindelijk kunnen leiden tot een van bovenstaande situaties.
In het dossier worden de volgende gegevens automatisch gevuld vanuit BRP of DUO:
Burgerservicenummer, onderwijsnummer (alleen vanuit DUO);
voornamen en achternaam;
geslacht;
geboortedatum en -plaats;
nationaliteit;
achternaam, voorletters, geslacht, adres, postcode, woonplaats van de ouders of verzorgers;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort waar het PO, VO en MBO betreft;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort waar het (V)SO en niet-bekostigd onderwijs betreft;
eventueel behaalde diploma’s;
titulair, adellijkheid en gezagsverhoudingen van ouders en verzorgers;
In het dossier worden door de medewerkers Leerplicht/RMC handmatig toegevoegd:
Telefoonnummers en soortgelijke gegevens;
kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere indien sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
verslagen van gesprekken met of jongere indien sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere indien sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
afschrift van de melding aan de Sociale Verzekeringsbank;
afschrift van proces-verbaal van de jongere;
afschrift van de melding aan bureau HALT;
persoonlijke omstandigheden die voor het halen van een startkwalificatie meegewogen moeten worden indien sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
Aantekeningen met betrekking tot de jongere indien sprake is van advies.
De medewerker leerplicht/RMC verstrekt slechts gegevens uit het dossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Verordening Gegevens bescherming (AVG)
Documenten en correspondentie worden bij de uitvoerende gemeente Woerden zoveel mogelijk op digitale wijze gearchiveerd conform de bepalingen die in de Archiefwet zijn gesteld en de bepalingen in de geldende archiefverordening van de gemeente Woerden. Het dossier wordt op historisch gezet zodra een jongere een startkwalificatie gehaald heeft of de leeftijd van 23 jaar.
Artikel 4.