In de APV worden termijnen gesteld voor het indienen van een aanvraag voor een evenementenvergunning en voor het indienen van een melding klein evenement. Ook moet het voor de aanvrager duidelijk zijn aan welke eisen een aanvraag moet voldoen om een vergunning en/of ontheffing te krijgen en wanneer kan worden volstaan met een melding klein evenement.
Indieningstermijn
Om te voorkomen dat evenementenvergunningen laat worden ingediend zijn er termijnen gesteld in de APV. In artikel 1:8 lid 2 en lid 3 van de APV is het volgende opgenomen:
Als het een vergunning betreft zoals bedoeld in artikel 2:25 voor een categorie A-evenement kan deze worden geweigerd als de aanvraag daarvoor minder dan acht weken voor de beoogde datum van de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.
Als het een vergunning betreft zoals bedoeld in artikel 2:25 voor een categorie B- of C- evenement kan deze worden geweigerd als de aanvraag daarvoor minder dan 12 weken voor de beoogde datum van de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.
Op basis van het risicoprofiel wordt bepaald of het een A-, B- of C-evenement is. Waarbij een A-evenement een laag risico is en een C-evenement een verhoogd risico.
Beslistermijn
Op basis van artikel 1:2 lid 1 APV beslist het bevoegde bestuursorgaan op een aanvraag voor een vergunning of ontheffing binnen acht weken na de dag waarop de aanvraag ontvangen is. Het bestuursorgaan kan op basis van op lid 2 de termijn voor ten hoogste acht weken verlengen. Het streven is om minimaal vier weken voor aanvang van het evenement een besluit te nemen op de aanvraag evenementenvergunning.
Indieningsvereisten evenementenvergunning
Om een aanvraag evenementenvergunning in behandeling te nemen, moet de aanvraag compleet zijn. Dit houdt in dat in ieder geval de volgende documenten moeten worden aangeleverd:
Een aanvraag evenementenvergunning;
een veiligheidsplan, en;
een op schaal gemaakte situatietekening van het evenemententerrein.
En afhankelijk van het evenement moeten de volgende aanvullende documenten worden aangeleverd:
Een op schaal gemaakte tekening van de tent inclusief inventaris;
constructieberekening en statische gegevens die voldoen aan de “richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria;
een verkeersplan;
een contract EHBO;
een contract Beveiliging;
een Bibob vragenformulier inclusief bijlagen;
een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) rapport, en;
een ontbrandingstoestemming van de provincie voor het afsteken van vuurwerk.
De toets ontvankelijkheid bestaat uit:
Is de aanvraag ontvankelijk, is er een aanvraagformulier ingediend, is deze volledig ingevuld en ondertekend;
is de aanvraag tijdig ingediend volgens de indieningstermijnen, en;
is de aanvraag volledig ingediend volgens de indieningsvereisten.
Is een aanvraag evenementenvergunning niet volledig ingediend, dan krijgt de aanvrager op basis van artikel 4:5 lid 1 sub C Awb een termijn om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Maakt de aanvrager geen gebruik van deze gelegenheid dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen op basis van artikel 4:5 lid 1 Awb.
Voldoet een aanvraag niet aan de indieningsvereisten volgens artikel 4:2 Awb, dan kan de burgemeester op basis van artikel 4:5 lid 1 Awb beslissen de aanvraag niet in behandeling te nemen. Is een aanvraag te laat ingediend, dan kan de burgemeester op basis van artikel 1:8 lid 2 en lid 3 APV besluiten de evenementenvergunning te weigeren.
Indieningsvereisten melding klein evenement
Om de melding klein evenement in behandeling te nemen, moet de melding compleet zijn. Dit houdt in dat in ieder geval de volgende documenten moeten worden aangeleverd:
Een meldingsformulier klein evenement, en;
een op schaal gemaakte situatietekening van de locatie.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.5