Wanneer een wethouder aftreedt, geeft hij alle informatie over de gemeente Zandvoort waarover hij beschikt, op papier dan wel in digitale vorm, terug aan de gemeente of vernietigd deze zo spoedig mogelijk. Van de vernietiging wordt binnen twee weken na aftreden schriftelijk mededeling gedaan aan de gemeente.
Toelichting:
Het handelen van de overheid, wetten, verordeningen en beleid hebben grote invloed op het leven van burgers. Daaruit volgt dat de burger er recht op heeft over het overheidshandelen goed geïnformeerd te worden. De burger heeft er ook recht op de onderliggende redeneringen en afwegingen te kennen en te weten wie welke positie heeft ingenomen. Dit alles bij elkaar opgeteld schept een verplichting voor het ambtenarenapparaat, het college en de raad om de burger nauwkeurig en op tijd op de hoogte te brengen van wat er wordt besproken, besloten en uitgevoerd.
Dit neemt niet weg dat het ook voorkomt dat informatie rond overheidshandelen niet bekend en verspreid mag worden. Het gaat dan altijd om gevallen waarin het openbaar maken zou leiden tot het schenden van rechten van burgers, tot het onterecht toebrengen van schade aan burgers en/of tot het onterecht toebrengen van schade aan collectieve belangen. Het college dient zeer prudent om te gaan met het geheim verklaren van stukken. En de raad moet hierop toezien. Het formele etiket ‘geheim’ heeft een expliciete betekenis – ook in strafrechtelijke zin – en moet niet vervangen worden door ‘vertrouwelijk’.4In de ‘circulaire geheimhoudingsregeling’ d.d. 29 april 2016 (kenmerk 2016-0000092386) schrijft de minister van BZK: ‘Omdat het niet op voorhand duidelijk is of het delen van informatie die als ‘vertrouwelijk’ is aangemerkt ook strafrechtelijk consequenties kan hebben, is het voor de onderhavige bestuurlijke praktijk aangewezen de term ‘vertrouwelijk’ niet te gebruiken maar slechts de term ‘geheim’.
Een ander aandachtspunt betreft de wijze waarop politieke ambtsdragers omgaan met niet geheim verklaarde informatie waarover zij wel, maar burgers niet beschikken omdat deze informatie (nog) niet publiek is. Het gaat dan bijvoorbeeld over informatie die in een besloten vergadering is besproken.
De geheimhoudingsplicht op grond van artikel 2:5 Algemene Wet Bestuursrecht5Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. is van toepassing op iedereen die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en is bedoeld voor veel meer personen dan alleen de personen die deel uitmaken van het gemeentebestuur. Er ontstaat een geheimhoudingsplicht doordat de persoon die beschikking heeft over bepaalde gegevens het vertrouwelijke karakter daarvan kent of redelijkerwijs moet vermoeden.
Interne overleggen van staf-en beleidsfunctionarissen hebben doorgaans een vertrouwelijke karakter omdat er bijvoorbeeld sprake is van onderlinge informatieoverdracht in de fase voorafgaand aan besluitvorming. Ook kunnen er meningen, opvattingen en conclusies worden gedeeld die (nog) niet openbaar gemaakt mogen worden. Het is dan ook niet de bedoeling dat er wordt geciteerd uit interne overleggen of dat er verslagen van interne overleggen worden gedeeld, zonder dat deze zijn getoetst aan de uitsluitingsgronden uit de Wob. Een intern overleg van een wethouder met staf- en beleidsfunctionarissen kan dan ook zeker iets zijn waarvan je het “vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden”.
In artikel 11 van de Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) is opgenomen dat uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, geen informatie wordt verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Documenten opgesteld ten behoeve van intern beraad zijn onder andere samenvattingen, conclusies en notulen van interne besprekingen. Deze worden niet openbaar gemaakt als daar een verzoek om wordt gedaan.
Personen die in het verleden een ambt vervulde, zoals onder andere oud-wethouders, en daardoor de beschikking hadden tot geheime informatie, zijn verbonden aan artikel 272 Wetboek van Strafrecht6Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie.. Voor strafbaarstelling is opzet vereist (willens en wetens geheime/vertrouwelijke informatie naar buiten lekken).
Politieke ambtsdragers zorgen ervoor dat zij dergelijke informatie niet gebruiken in hun eigen voordeel of in het voordeel van personen of organisaties met wie zij verbonden zijn.
Gezien het belang van de gemeente dat sommige informatie niet op straat moet komen te liggen wordt er gevraagd bij aftreden de (digitale) stukken terug te geven of te vernietigen. Het gaat specifiek om stukken waarop geheimhouding is opgelegd en andere vertrouwelijke stukken waar naar hun aard prudent mee omgegaan moet worden en niet om stukken die via de geëigende kanalen (ter inzagelegging op het gemeentehuis, publicatie op de website van de gemeente) voor een ieder beschikbaar zijn.
Een laatste opmerking betreft het informatierecht van de raad. Het college verstrekt de raad alle inlichtingen die hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Daarnaast geeft het college de raad mondeling of schriftelijk alle door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Als grens aan het verstrekken van inlichtingen aan de raad geldt dat het moet gaan om informatie die noodzakelijk is voor het uitoefenen van zijn taak.
Voorbeelden uit de praktijk
Oefening 1:
De raad heeft het voornemen om de bestemming van een gebied te wijzigen zodat het mogelijk wordt om in dat gebied huizen te bouwen. Verschillende commerciële partijen en andere belanghebbenden hebben hier een stevige lobby voor gevoerd en zijn verheugd dat de raad het serieus in overweging neemt. Het college heeft besloten het dossier geheim te verklaren en de raad heeft dit bekrachtigd. Er wordt in de pers echter regelmatig over het dossier geschreven. Vaak zit men er maar weinig naast, wat er op duidt dat er wellicht door een of meerdere raadsleden gepraat wordt met journalisten. De wethouder Volkshuisvesting is van mening dat het geheim behandelen van deze kwestie niet langer opportuun is. 'Alles ligt toch al op straat'. Mag hij ingaan op het verzoek van een journalist om met hem over het dossier te spreken?
Antwoord:
Nee, het spreken met anderen over deze kwestie is een overtreding van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht (lekken van geheime informatie) en van artikel 4.2 van de gedragscode. Alleen het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd (in dit geval het college), of het orgaan dat de geheimhouding heeft bekrachtigd (de raad) kan het geheime karakter van de stukken opheffen. Zolang dat niet is gebeurd, ook al is de meeste informatie in de krant verschenen, is het spreken over de kwestie een schending van de geheimhoudingsplicht, wat zelfs strafbaar kan zijn.
Oefening 2:
Een wethouder stuurt het volgende twitterbericht: ‘@toneelgroepdeblauwemaandag Ik zit hier in een besloten vergadering over toekenning subsidies. Het is spannend. #bezuinigenaltijd- moeilijk…’ Mag de wethouder dit doen?
Antwoord:
Niet doen. In een besloten vergadering worden zaken vertrouwelijk besproken. Een twitterbericht als dit is dus een overtreding van artikel 4.2 van de gedragscode.
Oefening 3:
Het is nog niet bekend gemaakt wanneer de inschrijving voor de nieuwe huizen in een net ontwikkeld gebied van start zal gaan. Een wethouder schat in dat met een beetje goede wil van politiek en ambtenarij de inschrijving waarschijnlijk midden in de zomer zal plaatsvinden. Zijn zus wil graag wonen in dat gebied. Mag hij zijn zus waarschuwen niet in die periode op zomervakantie te gaan, zodat zij als eerste kan inschrijven?
Antwoord:
Nee, het waarschuwen van zijn zus is een overtreding van artikel 4.3 van de gedragscode. De inschatting over de inschrijving kan alleen worden gemaakt door een persoon met veel voorkennis. Deze wethouder beschikt over informatie die andere burgers niet hebben. Deze informatievoorsprong aanwenden ten bate van zijn zus is een overtreding van artikel 4.3 van de gedragscode en mogelijk een verstrengeling van belangen.
Oefening 4:
In een overleg met ambtenaren wordt de wethouder Sociale Zaken geïnformeerd over een complexe casus van een bijstandsgerechtigde die met de gemeente in aanvaring is gekomen over de sollicitatieplicht. De privacyregels waar zijn ambtenaren aan gebonden zijn, gelden voor de wethouder niet. Nu wil hij over de kwestie sparren met een collega-wethouder uit een andere gemeente. Mag hij daarbij details delen over aard van de klacht van de uitkeringsgerechtigde?
Antwoord:
Nee, persoonsgebonden details mogen niet worden gedeeld. Artikel 4.2 van de code verplicht de wethouder tot geheimhouding van dergelijke gegevens. Een gedachtewisseling op hoofdlijnen, over hypothetische dan wel geanonimiseerde cases, is uiteraard wel toegestaan.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5