Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.
De subsidieaanvraag bestaat uit:
Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager:
de activiteiten waarmee bezoekers aangetrokken worden;
hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidie-eisen en criteria;
het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel.
Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.
Een begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.
Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:
Het evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht;
Het evenement past in de jaarkalender en de lange termijn-kalender voor evenementen in de stad en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar;
De aanvraag/ aanvrager getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen;
De begroting is deugdelijk en haalbaar en staat in relatie tot de aanvraag;
De totale begroting van het evenement is aantoonbaar gedekt: er is een minimale cofinanciering van 50%;
De aanvrager voor dezelfde kosten geen subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht of een ander bestuursorgaan;
De activiteiten voor het publiek toegankelijk zijn;
Niet in aanmerking voor subsidie komen:
1. Vaste programmering van culturele podia;
2. Evenementen die al drie of meer keer een bijdrage uit het EFU hebben ontvangen.
Artikel 6
Eisen aan de subsidieaanvraag
Onderdeel van Nadere Regel Evenementenfonds Utrecht (EFU) 2021