Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen, criteria en verplichtingen.
Is het evenement vergunningplichtig; dan is het verkrijgen van een vergunning voor het evenement voorwaarde voor het daadwerkelijk verlenen van de subsidie.
Alleen aanvragen die aan alle voorwaarden voor de vergunning voldoen waaronder eisen in het kader van de openbare orde en veiligheid, zie www.utrecht.nl/ondernemen/evenement-organiseren, komen in aanmerking voor subsidie.
Beoordeling door de toetsingscommissie
Een commissie van externe, onafhankelijke deskundigen adviseert de gemeente bij het beoordelen van de subsidieaanvragen voor het EFU. De toetsingscommissie beoordeelt de aanvragen op onderstaande criteria en in relatie tot het bestaande en gewenste aanbod in Utrecht. De beoordeling vindt plaats op basis van consensus. De toetsingscommissie is extern en wordt voorgezeten door een technisch voorzitter en ondersteund door een ambtelijk secretaris. De commissie bestaat uit:
₋ Adviseur, expertise evenementen/wetenschap;
₋ Adviseur, expertise sport/entertainment;
₋ Adviseur, expertise “brandmanagement”.
N.B: Een lid van de toetsingscommissie mag niet werkzaam zijn bij of voor een partner of instelling die (mogelijk) een aanvraag indient dan wel verbonden is met mogelijke indieners; er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.
Criteria
Profilering Utrecht: Het evenement draagt bij aan Gezond Stedelijk Leven voor iedereen en versterkt de identiteit van Utrecht. Het evenement verbindt zich met de identiteit “de verbindende creator”, mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse kernwaarden in de uitvoering van het evenement.
Duurzaamheid: mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren
Toegankelijkheid, diversiteit en inclusie: de mate van deelname van uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of leeftijdsfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie
Spreiding qua tijd en locatie: de mate waarin het voorgestelde evenement bijdraagt aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar.
Economische opbrengsten: de mate waarin het evenement een bijdrage levert aan de lokale economie en in het bijzonder de werkgelegenheid.
Inhoudelijke kwaliteit: vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid, het evenement getuigt in alle aspecten van inhoudelijke kwaliteit.
Sociale waarde: de mate waarin het evenement de sociale cohesie in wijken en buurten versterkt.
(Inter)nationale naamsbekendheid Utrecht: mate waarin het evenement (inter)nationale mediawaarde genereert en daarmee bijdraagt aan de(inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht en de mate waarin het evenement extra (inter)nationale bezoekers aantrekt.
Scoring en verlening
De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van de beoordeling van de inhoudelijke motivering van de aanvragen op basis van de 8 criteria;
Beoordeling per criterium met een score van 0 t/m 10
Indien de aanvraag gedeeltelijk verleend wordt, krijgt de aanvrager de gelegenheid zijn begroting passend te maken voor het verleende bedrag.
Artikel 9
Beoordeling subsidieaanvraag en verlening
Onderdeel van Nadere Regel Evenementenfonds Utrecht (EFU) 2021