Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën 3 tot en met 7 geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd via de website en het raadsinformatiesysteem.
Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en commissieleden en collegeleden Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd. Zodoende geldt het uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente Tiel en het RIS.
Op het RIS worden van raads- en commissieleden in het beginsel de volgende persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, titel, partijnaam, foto, zakelijk e-mailadres, raads-en nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van raads- en commissieleden vindt publicatie van het woonadres en telefoonnummer plaats.
Raadsbesluiten, moties en amendementen worden zonder handtekeningen gepubliceerd op het RIS.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.
Daarbij geldt dat van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Tiel of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – uitsluitend hun naam, voorletter, email adres werk en telefoonnummer werk openbaar worden gemaakt op het RIS.
Op de website van de gemeente worden, bij de contactgegevens van de raads- en commissieleden, ook de zakelijke contactgegevens vermeld van de griffier en medewerkers van de griffie.
Functionele gegevens van abtenaren genieten op grond van de AVG enige bescherming. Openbaarmaking van deze gegevens toetsen wij aan de subsidiariteit. De openbaarmaking van persoonlijk email adres werk en telefoonnummer werk (doorkiesnummer) van ambtenaren is van belang voor raadsleden en burgers. Hiermee worden zij in staat gesteld om rechtstreeks contact op te nemen met de steller van de voorstellen om hun (technische) vragen te stellen. Een algemeen email adres en algemeen telefoonnummer volstaan niet, omdat de receptiemedewerkers dan op basis van beleidsvelden moeten zoeken wie de steller van een voorstel is. Dat vinden wij voor een dienstverlenende en efficiënte werkwijze niet passend.
Persoonsgegevens van personen, burgers, contactpersonen, instellingen en organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen.
Ze bevatten vaak adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking van deze brieven of geschriften op het RIS zou betekenen dat persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen brieven van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als bovenmatig worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad moet echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
De ingekomen brieven van burgers worden, met vermelding van naam en contactgegevens, maar zonder handtekening in het besloten gedeelte van het RIS geplaatst. Indien een burger uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn brief openbaar wordt gepubliceerd, dan wordt deze zonder handtekening op het RIS geplaatst.
De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereisen dat op het RIS terug te vinden is dat een brief van een burger bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als op het RIS bij de raadsvergadering een totaal overzicht wordt gepubliceerd van de ingekomen brieven. Op dit overzicht worden de brieven vermeld die de raad van burgers heeft ontvangen, zonder vermelding van naam, met een korte aanduiding van het onderwerp.
Brieven/geschriften van instellingen en organisaties zijn naar hun aard doorgaans minderpersoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als bovenmatig beschouwd. Deze brieven/geschriften worden met weglating van een eventuele handtekening, in zijn geheel gepubliceerd op het RIS.
Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het RIS wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet op het RIS geplaatst.
Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens meningsvormende vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Wanneer een inspreker meldt gebruik te willen maken van zijn spreekrecht, wordt deze door de griffier er vooraf expliciet op gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te kijken op het RIS. Op de website van de gemeente Tiel onder het onderwerp “spreekrecht” wordt dit ook vermeld.
Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers expliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun bijdrage op het RIS, zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst. Daarbij wordt de naam van de inspreker vermeld. Het is niet mogelijk om anoniem in te spreken.
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan aanverwante documenten
De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan.
Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals bv. de zienswijzen op bestemmingsplannen. De individuele zienswijzen zijn alleen beschikbaar in het besloten gedeelte van het RIS. Openbaar zijn uitsluitend geanonimiseerde zienswijzenota’s te raadplegen.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.
Het bezwaarschrift wordt geanonimiseerd op het openbare RIS geplaatst.
Op het besloten deel van het RIS wordt een versie geplaatst met de naam van de appellant. Het is onvermijdelijk dat de naam van de appellant wordt genoemd, omdat de transparantie van de procedure zwaarder weegt dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar aantekenen. Andere persoonsgegevens worden niet gepubliceerd.
Een derde categorie zijn burgerinitiatieven. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en een standpunt in te nemen. Hiervoor moeten de indieners minimaal 250 handtekeningen verzamelen. Burgerinitiatieven worden op het openbare RIS geplaatst met vermelding van de naam van de indieners.
De handtekeningenlijsten worden niet op het openbare RIS geplaatst.
Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen personen, afgezien van diens naam en eventuele titel, niet openbaar gemaakt.
Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening in handen gesteld van het college met het verzoek de raad een kopie van de antwoordbrief te sturen. Deze brieven bevatten de naam en adresgegevens van de briefschrijvers. In het geval van een reactie van het college op een brief van een burger, wordt deze uitsluitend op het besloten gedeelte van het RIS geplaatst.
Uitnodigingen voor de raad
Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel openbaar gemaakt op het RIS.
In uitnodigingen kunnen persoonsgegevens voorkomen van betrokken personen. Dit zijn veelal personen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. Er worden geen andere gegevens op het RIS gepubliceerd dan die voor die activiteit noodzakelijk zijn.
Artikel 2
Gedragscode ten aanzien van categorieën personen
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Tiel houdende regels omtrent privacy en publicatie van persoonsgegevens