De titel van deze nota voert de begrippen “inkopen” en “aanbesteden”, twee begrippen die aan elkaar zijn gerelateerd.
“Inkoop” wordt vaak gedefinieerd als “alles waar een externe factuur tegenover staat”. Inkoop heeft betrekking op een breed scala van activiteiten en beperkt zich niet alleen tot inkoop van goederen maar omvat ook dienstverlening en de uitvoering van bijvoorbeeld infrastructurele werken. Zoals hierna zal blijken is aanbesteden een manier van inkopen.
Inkoop kan verder worden omschreven als een proces, bestaande uit zeven fasen, zoals in onderstaande figuur is weergegeven:
De eerste vier fasen van het inkoopproces behoren tot de zogenaamde “tactische inkoop”. Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten die de voorwaarden creëren om operationele inkoop haar werk te laten doen:
Inventariseren
Bepalen van de behoefte, inventariseren van het aanbod (marktconsultatie) en het vaststellen van de inkoopstrategie;
Specificeren
De behoefte wordt beschreven in een programma van eisen, een bestek of een productbeschrijving;
Selecteren
Aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;
Contracteren
Het afsluiten van contracten.
De “operationele inkoop” omvat de uitvoerende inkoopactiviteiten. Operationele inkoop gaat uit van bestaande contracten en omvat de laatste drie fasen van het inkoopproces:
Bestellen
Het plaatsen van orders;
Bewaken
De producten die geleverd worden, de diensten of werken die uitgevoerd worden moeten worden gecontroleerd op de afspraken die hierover zijn gemaakt;
Nazorg
Evaluatie van de leverantie, de geleverde dienst of het uitgevoerde werk.
De tactische inkoop kan gezien worden als de voorbereiding en de operationele inkoop als de uitvoering. Het proces dat begint met specificeren en eindigt met contracteren heet “aanbesteden”. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarbij leveranciers, dienstverleners of aannemers in concurrentie gevraagd worden een aanbieding te doen. Aanbesteden maakt deel uit van de tactische inkoop.
Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de “strategische inkoop”. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom uitbesteding (meerjarencontracten, innovatieve aanbestedingen enzovoorts).
Hoofdstuk 2
Artikel 2.1