Deze fase is de belangrijkste van het hele inkoop- en aanbestedingsproces. Bij het inventariseren – ook wel voorbereiden genoemd – wordt onderzocht en vastgesteld wat de werkelijke behoefte is en hoe de markt hierop kan inspelen. Hier worden belangrijke en fundamentele keuzes gemaakt, zoals: wat willen we inkopen, hoe willen we contracteren (wat doet de leverancier, wat doet de gemeente), hoe gaan we de markt benaderen. De inkoopstrategie wordt hier bepaald. In deze fase is het vaak belangrijk om verder te kijken dan de voor de hand liggende mogelijkheden en te beoordelen of de gemeente wellicht iets heel anders wil. In deze fase wordt de meeste invloed op het uiteindelijke inkoopresultaat uitgeoefend. Keuzes die hier worden gemaakt zijn bepalend voor de volgende fasen en het resultaat van het inkoopproces. In de figuur op de volgende pagina wordt dat weergegeven.
Deze inkoopfase kan een ingewikkelde zijn, zeker bij een complexe inkoopvraag. De organisatie moet met een open en kritische blik naar haar inkoopbehoefte en -strategie kunnen en durven kijken. Veelal is dit een spel waarin meerdere disciplines betrokken kunnen zijn: inhoudelijk deskundigen, inkoop-/aanbestedingsdeskundigen, juristen, financieel experts, enz.
Ook voor eenvoudige inkooptrajecten loont het de moeite om goed na te denken over het te voeren inkooptraject. Dit hoeft niet veel tijd te kosten en het zal altijd tijd zijn, die later wordt terug verdiend.
De behoefte om een werk, dienst of levering in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van de gemeente, dan wel ter uitvoering van bestuurlijke besluiten. Uitgangspunt is dat er voor elke uitgave (van tevoren) financiële dekking is. In uitzonderlijke gevallen kan door het college van dat uitgangspunt worden afgeweken (aanbesteden onder voorbehoud), mits dat degelijk wordt onderbouwd en heel duidelijk in het bestek wordt aangegeven, zodat potentiële inschrijvers daarvan op de hoogte zijn.
Dit aanbesteden onder voorbehoud moet tot een absoluut minimum worden beperkt. De inschrijvers moeten veel tijd en geld steken in het maken van hun inschrijvingen, dat mag niet onderschat worden. Van de gemeente mag verwacht worden dat ze daar zorgvuldig mee omgaat en ondernemers niet nodeloos kosten laat maken.
Marktconsultatie
Er kunnen inkoopsituaties bestaan waarbij het gewenst en/of zinvol is om vooraf met een aantal marktpartijen de behoeften en mogelijkheden te bespreken. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen indien de gemeente iets wil inkopen waar het weinig of geen ervaring mee heeft, of de gemeente wil informatie over een nieuwe (technische) ontwikkeling. Een marktconsultatie helpt de gemeente in het beter inventariseren van de specifieke wensen en deze beter af te stemmen op de marktmogelijkheden. Het leidt tot doelmatiger inkopen.
Het in een voortraject met potentiële leveranciers spreken is toegestaan onder de volgende voorwaarden:
de leverancier krijgt geen kennisvoorsprong ten opzichte van eventuele andere leveranciers. In de latere aanbesteding mag geen ongelijkheid tussen leveranciers ontstaan. Dit betekent dat alle kennis die met de leverancier wordt gedeeld, ook aan andere leveranciers beschikbaar wordt gesteld
het gesprek in het voortraject mag er niet toe leiden dat de uiteindelijke vraagspecificatie toegeschreven is naar de mogelijkheden of producten van de leverancier
de leverancier mag geen voorsprong in tijd krijgen. Als de aanbesteding wordt uitgeschreven krijgen alle deelnemende leveranciers een bepaalde tijd om een inschrijving op te stellen. Er moet voor worden gewaakt dat de leverancier die in de marktconsultatie is geraadpleegd, feitelijk meer tijd krijgt om zijn aanbieding te maken.
Deze spelregels kunnen worden samengevat tot: er mag geen ongelijkheid tussen leveranciers ontstaan. Dit wordt ook wel aangeduid als dat er een “level playing field” moet zijn.
Keuze aanbestedingsprocedure
Een relevante stap in de voorbereidingsfase is de keuze van de aanbestedingsvorm: welke procedure wordt gevolgd. In het volgende hoofdstuk zijn de criteria opgenomen, die bij het maken van die keuze een rol spelen. De primaire insteek daarbij is de waarde van de opdracht. In paragraaf 6.4.1 is een tabel opgenomen die als uitgangspunt voor de keuze van de aanbestedingsprocedure geldt. Behalve de waarde van de opdracht zijn ook nog andere aspecten van belang in de procedurekeuze.
Hoofdstuk 5
Artikel 5.2