De gunningcriteria bepalen op welke wijze de opdracht wordt gegund. Ze mogen niet verward worden met de geschiktheidseisen en selectiecriteria. Geschiktheidseisen en selectiecriteria hebben uitsluitend betrekking op de inschrijver (dus het bedrijf), gunningscriteria uitsluitend op de inschrijving (dus op datgene dat wordt aangeboden).
»Criteria
In het aanbestedingsdocument moet het gunningcriterium worden benoemd. Er is een keuze uit drie criteria:
de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV)
de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit
de laagste prijs.
De overkoepelende term voor deze drie criteria is Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)
De Aanbestedingswet schrijft voor dat een aanbestedende dienst bij de gunning van opdrachten boven de Europese drempel (en bij de toepassing van het ARW 2016 onder de drempel) in beginsel kiest voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding (Beste PKV).
De Gids Proportionaliteit gaat ook uit van gunning op basis van Beste PKV. Het toepassen van de andere twee criteria mag alleen als deze keuze in de aanbestedingsstukken wordt gemotiveerd.
Beste PKV
Bij Beste PKV worden naast prijsaspecten ook kwaliteitsaspecten meegewogen.
De aanbestedende dienst bepaalt wat de verlangde minimumkwaliteit is en legt die vast in harde, controleerbare minimumeisen. Daarnaast worden de aanvullende eisen bepaald, die worden vastgelegd in subgunningscriteria. Beide worden vastgelegd in het bestek/de opdrachtbeschrijving.
Vooraf moet bedacht worden hoe uit de aanbiedingen die voldoen aan de minimumkwaliteit, de aanbieding wordt gekozen die het beste tegemoet komt aan de wensen. In de aanbestedingsstukken moeten dan ook niet alleen duidelijk en eenduidig de wensen worden beschreven, maar moet ook worden aangegeven hoe de extra kwaliteit wordt beoordeeld. Voor elke wens (subgunningscriterium) wordt een waardering of gewicht vastgesteld. Ook moet worden aangegeven hoe de beoordelingen ofwel scores voor de verschillende wensen onderling en ten opzichte van de prijs worden gewaardeerd.
Belangrijk bij Beste PKV is een goede verhouding tussen het gewicht van kwaliteitsaspecten en het gewicht van de prijs. Voorkomen moet worden dat kwaliteit zo weinig meetelt dat feitelijk alleen op de prijs wordt gegund. In dat geval kan beter voor het criterium “laagste prijs” worden gekozen. Het is verstandig om de gewichten en de beoordelingsmethodiek vooraf uitvoering door te rekenen met verschillende scenario’s. Dit om ongewenst strategisch inschrijven of manipulatief inschrijven te voorkomen.
Laagste prijs
Voor laagste prijs kan worden gekozen als:
het gevraagde in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar is en
geen grote verschillen in kwaliteit zijn te verwachten en
de inhoud en omvang van de opdracht eenduidig zijn vast te leggen.
Naarmate minder is voldaan aan deze voorwaarden, is er meer reden om voor Beste PKV te kiezen.
Laagste kosten
Bij het gebruik van dit criterium gaat het in feite ook alleen om een op geld gebaseerde afweging. Door alle denkbare kosten mee te nemen in de raming, worden al een heel aantal kwaliteitsaspecten meegenomen.
Gunning op laagste kosten kan zowel voor de aanbestedende dienst als voor de aanbieder grote kosten met zich mee brengen: de aanbestedende dienst moet data aanleveren, de meetmethode moeten beschrijven en mogelijkheden moeten aangeven hoe met nieuwe, innovatieve oplossingen omgegaan moet worden.
»Toepassing criteria
Een en ander betekent dat nog beter dan voorheen goed over het te kiezen gunningscriterium moet worden nagedacht. Overwegingen hierbij zijn:
de aard en complexiteit van de opdracht
de aard en complexiteit van de leveranciersmarkt
de waarde van de opdracht
Belangrijkste eis die de Aanbestedingswet stelt aan gunningscriteria is dat ze transparant en proportioneel moeten zijn en niet discriminerend. Ze moeten bovendien voldoende rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de opdracht. De criteria moeten zo zijn geformuleerd dat inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze interpreteren en de aanbestedende dienst de inschrijvingen op objectieve wijze kan beoordelen.
Geadviseerd wordt om met een inkoopadviseur te overleggen welk gunningscriterium het beste gehanteerd kan worden.
Hoofdstuk 5
Artikel 5.3.1.5