Onder de Europese drempel zijn meerdere aanbestedingsprocedures mogelijk. Bij de keuze van de procedure speelt proportionaliteit een belangrijke rol: de gekozen procedure, en de daarmee gepaard gaande uitvoering en kosten, moeten in verhouding staan tot de opdracht.
Vanuit het streven naar doelmatige inkoop zijn de overwegingen in de keuze voor een procedure:
aard van de opdracht
omvang van de opdracht
transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers
aantal potentiële inschrijvers
gewenst eindresultaat
complexiteit van de opdracht
type opdracht / betrokken sector
grensoverschrijdend belang (zie ook paragraaf 6.4.4)
Onderstaande schema’s komen uit de Gids Proportionaliteit en vormen een leidraad voor het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure.
Let op:
Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding is het uitgangspunt om tussen de 3 en 5 ondernemers hiervoor uit te nodigen. Meer ondernemers uitnodigen betekent dat er meer ondernemers aan het werk moeten om een offerte uit te brengen, hetgeen de transactiekosten verhoogt. Het blijft uiteraard steeds belangrijk om naar de concrete situatie te kijken.
Let op:
De vraag of Europees moet worden aanbesteed wordt beantwoord aan de hand van de Europese drempelbedragen. Het gaat daarbij om de uiteindelijke waarde van de opdracht niet om de geraamde waarde. Het is dan ook aan te bevelen om bij een geraamde waarde net onder de drempel te kiezen voor een Europese aanbesteding.
Besluitvorming omtrent keuze aanbestedingsprocedure
Bovengenoemde schema’s bevatten de uitgangspunten voor de keuze van de aanbestedingsprocedure. De beslissingsbevoegdheid voor de uiteindelijk keuze vindt plaats volgens onderstaande tabel:
Bevoegdheid tot het beslissen over de te voeren aanbestedingsprocedure
functionaris
werk
dienst/levering
opmerking
budgethouder
<75.000
<30.000
teammanager
75.000 - 250.000
30.000 - 100.000
En in alle gevallen waarin de inkoopadviseur negatief heeft geadviseerd
College van B&W
> 250.000
> 100.000
In hoofdstuk 8 wordt omschreven dat gebruik wordt gemaakt van een “Procesformulier inkopen”. Dit formulier is een soort checklist waarin alle relevante stappen om tot een aanbestedingsprocedure te komen worden doorlopen.
Indien het College van B&W de beslissing moet nemen, gebeurt dat op basis van een gemotiveerd collegevoorstel. Het procesformulier bevat veel informatie die nodig is voor het betreffende voorstel.
Let op: deze beslissingsbevoegdheid staat los van de bevoegdheid om opdrachten te verlenen/overeenkomsten te sluiten in het kader van inkoop.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.4.2