De gemeente streeft naar een professioneel inkoopproces. In alle fasen van het inkoopproces worden keuzes gemaakt die hun invloed op het inkoopresultaat hebben. Zoals eerder uiteengezet zijn de eerste fasen de belangrijkste, daar waar de inkoopstrategie wordt bepaald. Bij het bepalen van die inkoopstrategie, maar ook van de aanbestedingsstrategie, is het van belang om onder andere rekening te houden met de risico’s. Om dit proces goed te beheersen wordt voor inkopen vanaf een bepaalde waarde het “Procesformulier inkoop” toegepast:
leveringen en diensten vanaf € 30.000
werken vanaf € 75.000
Het Procesformulier is een soort checklist waarmee de stappen voor het bepalen van de inkoopstrategie worden doorlopen. Het wordt toegepast voordat de daadwerkelijke inkoop start. De inkoopcoördinator geeft zijn advies, waarmee een deskundige toetsing op enerzijds toepassing van het beleid en anderzijds op het minimaliseren van de aanbestedingsrisico’s wordt geborgd. Indien de ambtenaar ondanks een negatief advies van de inkoopcoördinator, toch de voorgestelde werkwijze wil volgen moet een besluit van het afdelingshoofd worden gevraagd. Op het formulier wordt duidelijk aangegeven wanneer besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk is.
Met het formulier worden alle belangrijke keuzes en motiveringen op een systematische wijze vastgelegd. De verwerkingsvolgorde van het formulier is als volgt:
de ambtenaar die een inkooptraject wil doorlopen neemt het initiatief voor het opstarten van het formulier
nadat alle relevante informatie is ingevuld gaat het formulier naar de inkoopcoördinator. In de praktijk is het vaak verstandig om de inkoopcoördinator al in een vroeger stadium te betrekken
na het advies van de inkoopcoördinator gaat het formulier terug naar de ambtenaar die vervolgstappen conform het formulier uitvoert
het inkoopproces wordt uitgevoerd conform de keuzes van het formulier
opname van het formulier in het aanbestedingsdossier. Het vormt de basis van het aanbestedingsdossier (zie paragraaf 8.2.4).
Het procesformulier geeft de input voor het nemen van de beslissingen over de te voeren aanbestedingsprocedure, waaronder de keuze van het soort aanbestedingsprocedure. De besluitvorming over deze keuze vindt plaats volgens het schema dat in paragraaf 6.4.2 is opgenomen.
Hoofdstuk 8
Artikel 8.2.1