Aanvragen moeten voor 1 oktober ingediend worden voor activiteiten die per 1 januari van het volgende jaar plaatsvinden. Hiervoor is de helft van het totale subsidiebudget beschikbaar.
Per 1 juli is de andere helft van het totale subsidiebudget beschikbaar, plus het eventuele resterende budget uit de eerste termijn. Aanvragen voor de andere helft van het budget moeten voor 1 april van dat jaar worden ingediend. Aanvragen die in de eerste ronde niet gehonoreerd zijn vanwege het bereiken van de helft van het subsidieplafond, mogen dan opnieuw worden ingediend.
Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college van B en W, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is te vinden op www.utrecht.nl/subsidie