Reserves maken deel uit van het eigen vermogen van uw instelling. U kunt als instelling zelf vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit de exploitatieoverschotten en zijn dus een winstbestemming. De subsidieverordening staat vermogensvorming in de vorm van reserves toe. Daarbij is er een spanningsveld.
Enerzijds willen we dat u als gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgt. Wij willen slagvaardig en bedrijfsmatig werken stimuleren. Dit betekent dat u een zekere armslag nodig heeft om perioden met ‘slecht weer’ te kunnen overbruggen. In dat kader is het van belang dat wij een eventueel positief resultaat – er vanuit gaand dat u de afgesproken prestaties levert – niet direct en volledig afromen. Bovendien zou een dergelijke afroming eerder stimuleren om nog snel voor het eind van een subsidiejaar extra uitgaven te doen die mogelijk niet echt noodzakelijk zijn.
Anderzijds willen wij ook voorkomen dat u met subsidiegeld overmatige reserves vormt. In dat geval kunnen wij als gemeente beter zelf over de middelen beschikken en afwegen over besteding of belegging.
1.6.1 Reserves
Onder algemene reserve verstaan wij: een reserve met een algemeen karakter en daarom vrij aanwendbaar. Zij is onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen, waarmee u als instelling wordt geconfronteerd. In die gevallen dat een eigen accommodatie een onredelijke invloed heeft op uw algemene reserve, kan het college besluiten deze accommodatie buiten beschouwing te laten.
Onder bestemmingsreserves verstaan wij: specifieke reserves waaraan van tevoren een bestemming is gegeven. Voorbeelden van bestemmingsreserves:
Uitbreiding van inventaris/het gebouw (geen onderhoud/vervanging!);
Uitbreiding van activiteiten;
Toekomstige investeringen.
Het vormen, dan wel het voeden, van een algemene en/of bestemmingsreserve met gemeentelijke subsidiegelden, is uitsluitend mogelijk wanneer er sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
Subsidies > € 100.000,-:
De beoordeling van reserves voeren wij uit bij de aanvraag om subsidieverlening en kan van invloed zijn op de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag. Wij kijken hierbij zowel naar de algemene reserve als naar bestemmingsreserves.
Voor de bepaling van de hoogte van de reserves gaan wij uit van het boekjaar voorafgaande aan het jaar waarin u uw subsidieaanvraag indient. Bij instellingen met een gebroken boekjaar kijken wij naar het gebroken boekjaar voorafgaande aan het jaar waarin u uw subsidieaanvraag indient.
Wij berekenen de (maximale) hoogte van de reserves door de som van de baten en lasten te nemen, daarvan het ontvangen subsidiebedrag af te halen en dit maal 30% te doen.
Indien de reserves de maximale hoogte overschrijden, brengen wij het meerdere in mindering op de subsidie voor het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.
In bijzondere gevallen kunnen wij (in de uitvoeringsovereenkomst) afwijken van de hier genoemde regels over reservevorming. Bijvoorbeeld bij landelijk opererende organisaties, afwijkende regionale afspraken of organisaties die veel producten leveren.
Subsidies < € 100.000,-:
Indien noodzakelijk voeren wij een beoordeling van de reserves uit. Deze kan van invloed zijn op de hoogte van het te verlenen subsidiebudget. Wij kijken hierbij zowel naar de algemene reserve als naar bestemmingsreserves. Tevens wordt voor deze categorie subsidies jaarlijks een steekproef genomen.
Voor de bepaling van de hoogte van de reserves gaan wij uit van het boekjaar voorafgaande aan het jaar waarin u uw subsidieaanvraag indient. Bij instellingen met een gebroken boekjaar kijken wij naar het gebroken boekjaar voorafgaande aan het jaar waarin u uw subsidieaanvraag indient.
Wij berekenen de (maximale) hoogte van de reserves door de som van de baten en lasten te nemen, daarvan het ontvangen subsidiebedrag af te halen en dit maal 30% te doen.
Indien de reserves de maximale hoogte overschrijden, brengen wij het meerdere in mindering op de subsidie.
In bijzondere gevallen kunnen wij (in beschikking tot subsidieverlening) afwijken van de hier genoemde regels over reservevorming. Bijvoorbeeld als een eigen accommodatie een onredelijke invloed heeft op de reserves of bij landelijk opererende organisaties of organisaties die veel (meer) producten leveren (dan wij afnemen).
Investeringssubsidies:
Bij de beoordeling van uw aanvraag om investeringssubsidie kijken wij naar de hoogte van de reserves van uw instelling en nemen dat mee in onze beslissing.
1.6.2 Voorzieningen
Voorzieningen: behoren tot het vreemd vermogen van de instelling. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen aan vooraf duidelijk kwantificeerbare verplichtingen. Voorzieningen kunnen louter en alleen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen worden gevormd uit de exploitatie in het jaar waarop de verplichting is ontstaan en dient tot het gelijkmatig verdelen van de lasten over een beperkt aantal jaren. Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van uw instelling. Er is dus sprake van normale kosten. Voorzieningen kunnen o.a. gevormd worden voor:
personele verplichtingen (bijv. pensioenverplichtingen);
onderhoud van bestaande gebouwen/inventaris;
vervanging van inventaris.
Voor alle instellingen geldt dat aan de hoogte van de voorzieningen geen maximum is gesteld. De voorzieningen moeten wel een duidelijke relatie hebben tot de verwachte risico’s en dus reëel zijn.
Artikel 1.6