De gemeente Midden-Delfland streeft naar volledig digitaal werken. Hiervoor wordt vanaf 2011 een documentmanagementsysteem (DMS) en tevens recordmanagement applicatie (RMA) centraal ingezet. Vanaf 2013 wordt er met dit systeem zaakgericht gearchiveerd. De meeste processen binnen de gemeente Midden-Delfland verlopen al digitaal; papieren inkomende post wordt gescand en digitaal in behandeling ingenomen.
Het archief bevindt zich echter nog in een hybride situatie. Om op een efficiënte manier volledig digitaal te kunnen werken is het noodzakelijk dat originele archiefbescheiden op papier worden omgezet in digitale originelen. Door het nemen van een vervangingsbesluit kunnen vervolgens de oorspronkelijke papieren originelen vernietigd worden en nemen de digitale reproducties de plaats in van de originelen.
Het doel van de digitale vervanging is voor de gemeente Midden-Delfland:
Volledig digitaal werken;
het bewerkstelligen van een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering, mede door een betere beschikbaarstelling en beheersing van de archiefbescheiden;
bevorderen van de kwaliteit van het proces en het product;
het doorbreken van een onwenselijke situatie waarbij dezelfde archiefbestanddelen zowel in fysieke als in digitale vorm worden bewaard wat dubbele beheerslasten geeft.
Dit document vormt een bijlage bij het besluit tot vervanging van de in paragraaf 2.1 nader omschreven documenten. In dit handboek vervanging wordt de technische en procedurele wijze beschreven waarmee deze archiefbescheiden vervangen zullen worden. Hierbij wordt invulling gegeven aan de overeenkomstig de Nederlandse archiefwetgeving aan vervanging te stellen eisen. Deze eisen worden in paragraaf 1.2 beschreven.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.1.