Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd schriftelijk besluit van het college van burgemeester en wethouders van de betreffende Gemeente(n) en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Een deugdelijk gemotiveerd afwijkingsvoorstel bestaat minimaal uit een van de volgende aspecten:
Omvang van de opdracht;
Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;
Aantal potentiële partijen;
Gewenst eindresultaat;
Complexiteit van de opdracht en
Type van de opdracht en het karakter van de markt.
In het beslispunt van het collegevoorstel dient tevens duidelijk de reden van het afwijken van deze nota inkoop en aanbesteding genoemd te worden. Daarnaast dient ieder afwijkingsvoorstel voorzien te zijn van een goedkeurend advies van de beleidsadviseur bedrijfsvoering dan wel concernjurist belast met aanbestedingen t.a.v. de afwijking. Dit advies wordt samen met het collegevoorstel als 1 adviesstuk aangeboden aan het betreffende college.
Onverminderd het bepaalde in artikel 4:84 van de Awb, zijn afwijkingen van dit Inkoopbeleid (bijvoorbeeld het toepassen van een andere procedure dan voorgeschreven in dit inkoopbeleid) slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij opdrachten die boven de Europese drempelwaarden uitkomen, is afwijken niet toegestaan. De hierna genoemde uitzonderingsgevallen gelden dus niet voor Europese aanbestedingen. De afwijkingsbevoegdheid kan niet gemandateerd worden.
De volgende redenen geven invulling aan artikel van de 4:84 van de Awb en kunnen aanleiding zijn om af te wijken van deze beleidsregels:
Markttechnische redenen:
om markttechnische redenen is het slechts mogelijk om maar van één (1) leverancier een inschrijving te ontvangen (vanwege een monopoliepositie);
Specifieke deskundigheid:
een bepaalde techniek of bepaalde kennis kan aantoonbaar alleen door één specifieke marktpartij worden geleverd;
Dwingende spoed (calamiteit):
in het geval dat onverwacht een oplossing gevonden moet worden waar marktpartijen per direct ingezet moeten worden. Hier valt geen spoed onder die het gevolg is van opgelopen vertraging in de voorbereiding van de aanbesteding. Het gaat ook alleen om werken, leveringen en of diensten die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen;
Ethisch en/of morele kwesties passend binnen de cultuur van de gemeenten:
maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij past dat een bepaald transparant beleid wordt gevoerd met een sociaal gezicht dat behalve met de markt ook rekening houdt met de maatschappij. Ook hier geldt dat dit alleen opdrachten betreft onder de Europese drempelbedragen;
Samenwerking met andere aanbestedende diensten:
als sprake is van een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten zal, in overleg met deze aanbestedende diensten, een passende aanbestedingsprocedure worden bepaald, of wordt het aanbestedingsbeleid van de penvoerende aanbestedende dienst gevolgd, die kan afwijken van het Gemeentelijk inkoopbeleid;
Onvoorziene omstandigheden:
in het geval van aanvullende diensten of werken die als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst te kunnen verlenen;
Aanvullende leveringen:
aanvullende leveringen, ter vervanging van al in gebruik zijnde goederen, of voor leveringen ter uitbreiding, indien de keuze van een andere leverancier of andere producten onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen, of processen in gevaar zouden kunnen brengen. De looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie (3) jaar;
Herhalingsopdrachten voor werken:
indien deze deel uitmaken van de oorspronkelijke opdracht die zelf openbaar is aanbesteed. De herhalingsopdracht moet gaan naar de aannemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert. Herhalingsopdrachten kunnen slechts worden geplaatst tot uiterlijk drie (3) jaar na gunning van de oorspronkelijke opdracht;
Herhalingsopdrachten voor diensten:
deze moeten deel uitmaken van de oorspronkelijke opdracht. In ieder geval brengt dit mee dat, in de aanbestedingstekst van de eerste opdracht reeds melding is gemaakt van de aanschaf van mogelijke bijkomende diensten;
Gedwongen winkelnering:
in het geval winkelnering wettelijk is voorgeschreven;
In deze nota is er niet voor gekozen om de redenen die tot afwijking van de algemene regels kunnen leiden, limitatief op te nemen. Deze redenen kunnen namelijk zo divers zijn dat een opsomming nimmer volledig zal zijn en derhalve het risico bergt dat een gegrond verzoek om afwijkend aan te besteden niet gehonoreerd kan worden.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.7
AFWIJKINGSBEVOEGDHEID
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Simpelveld houdende regels omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020