In het vorige hoofdstuk zijn de uitgangspunten voor het instellen, opheffen en muteren van reserves en voorzieningen toegelicht. Het hebben van een dergelijk kader is van belang om te voorkomen dat er te veel reserves en voorzieningen ontstaan of dat het onduidelijk waarom bepaalde reserves en voorzieningen worden gevormd.
Als de reserves en voorzieningen eenmaal zijn ingesteld, is het goed om regelmatig te toetsen of de reserves en voorziening nog noodzakelijk zijn en of de omvang nog voldoet. Voor deze toetsing zijn verschillende normen opgesteld. Omdat voorzieningen worden getoetst door de accountant in het kader van de jaarrekening, is de toetsing vooral gericht op de reserves. Hierna worden de normen toegelicht.
Reserves en voorzieningen moeten voldoen aan de BBV-richtlijnen
Bij de doorlichting van de reserves en voorzieningen wordt getoetst of de reserves en voorzieningen voldoen aan het BBV. Het is mogelijk dat op basis van deze toetsing bepaalde reserves als voorziening moeten worden geclassificeerd of andersom.
Reserves en voorzieningen moeten voldoen aan de gemeentelijke richtlijnen
Bij de instelling van de reserves en voorzieningen moet onder andere het doel duidelijk worden aangegeven en moet de reserve/ voorziening financieel worden onderbouwd. Bij de doorlichting wordt nadrukkelijk getoetst of het doel waarvoor de reserve/voorziening is ingesteld nog aan de orde is en wordt de financiële onderbouwing geactualiseerd. Bij de beoordeling van de financiële onderbouwing wordt meegenomen in hoeverre de gelden juridisch verplicht zijn.
Maximum reserves
Bij het instellen van een reserve moet, als dit mogelijk is, een maximum worden aangegeven. Hiervoor hanteren we de volgende uitgangspunten:
Algemene reserve: de algemene reserve kent geen maximum, slechts een minimum als norm. Dit komt voort uit de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement en wordt in de P&C-documenten opgenomen.
Reserve dekking afschrijvingslasten: als een vaste actief wordt gefinancierd met een incidentele interne bijdrage (anders dan een externe subsidie), wordt deze bijdrage in een reserve gestort. Vanuit deze reserve worden vervolgens jaarlijks de bijbehorende afschrijvingslasten betaald. Vaste activa reserves zijn daarom exact gelijk aan de boekwaarde van de activa waarvan de afschrijvingen uit deze reserve worden gedekt.
Projectreserve: maximaal de geautoriseerde kosten voor het project.
Egalisatiereserve: Het maximum van de reserve wordt vastgelegd in het instellingsbesluit. De egalisatiereserves worden in principe nooit afgeroomd. Wanneer de stand van de egalisatiereserve boven het maximum komt, wordt de verlaging ervan via de tarieven bewerkstelligd.
Exploitatiereserve: Het maximum van de reserve wordt vastgelegd in het instellingsbesluit.
Revolverend fonds: maximaal de hoogte van de geautoriseerde kosten. Als de hoogte van de reserve onder het vastgestelde maximum ligt, zal de reserve in principe niet worden afgeroomd.
Minimum reserves
Voor de projectreserves, egalisatiereserves en exploitatiereserves geldt een ondergrens van € 100.000,-. Reserves die lager zijn dan deze grens worden opgeheven tenzij het nut van handhaving van de reserve kan worden aangetoond.
Reserve wordt heroverwogen als gedurende vier jaar geen stortingen en onttrekkingen zijn gedaan
Als er gedurende vier jaar geen onttrekkingen en stortingen in een reserve hebben plaatsgevonden, kan dit een signaal zijn dat de reserve niet (meer) nodig is. De reserve kan dan komen te vervallen, tenzij het tegendeel kan worden aangetoond.
Looptijd reserves
Voor de Algemene reserve, de egalisatiereserve en de revolverende fondsen geldt geen maximale looptijd.
Voor de projectreserves geldt als maximale looptijd de geplande uitvoeringstermijn plus één jaar tot een maximum van vijf jaar. Als realisatie van het project niet lukt binnen deze termijn, dan vindt heroverweging plaats.
De looptijd van de reserve dekking afschrijvingslasten hangt af van de looptijd van de investering die aan deze reserve is gekoppeld.
4.
Artikel Herzien van reserves en voorzieningen