Alvorens vooroverleg over plannen kan plaatsvinden, vindt eerst een planologische toets door de gemeente plaats. In de eerste fase van het vooroverleg worden aan- vragers en ontwerpers in de gelegenheid gesteld met een vertegenwoordiger van de gemeente overleg voeren en een toelichting op het bouwplan geven. In dit over- leg wordt gesproken over ontwerpuitgangspunten zoals die uit het ruimtelijk beleid van de gemeente voortvloeien. Op basis van schetsplannen kan worden bepaald of een bouwplan past binnen deze uitgangspunten.
Dit overleg is richtinggevend; er is nog geen sprake van een officiële aanvraag en ook niet van een welstandstoets. Vooroverleg is openbaar, tenzij de gemeente of de aanvrager daarvan wil afwijken.
Welstandelijk vooroverleg over kleinere bouwplannen vindt met de rayonarchitect plaats en is in principe openbaar. Van dit overleg wordt een schriftelijk verslag ge- maakt waardoor het verloop van het overlegproces voor alle partijen inzichtelijk is. Bij grotere en complexere plannen vindt het vooroverleg met de voltallige commissie plaats. De welstandscommissie vergadert in het openbaar. Hiervan wordt tevens verslag gemaakt. Nadat overeenstemming is bereikt in het voorover- leg kan een snel en efficiënt ontwerptraject worden ingeslagen hetgeen geld- en tijdbesparend kan werken. Het initiatief tot vooroverleg kan zowel van de commissie, de gemeente als de aanvrager zelf komen.
Grootschalige ontwikkelingen
Vooroverleg omvat ook het stedenbouwkundig overleg tussen de welstandscommissie en de gemeente. De commissie wordt in een vroeg stadium geïnformeerd over nieuwe stedenbouwkundige ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de inrichting en kwaliteit van de gebouwde omgeving en de openbare ruimte. De welstandscommissie kan ook gevraagd worden op het plan te reageren in een adviserende rol richting gemeente. Deze vorm van overleg is in principe niet openbaar, tenzij de gemeente dat in overleg met de direct betrokkenen wenselijk acht. Van stedenbouwkundig overleg wordt een schriftelijk verslag gemaakt door de rayonarchitect, tenzij de bij het overleg betrokken partijen van mening zijn dat een verslag overbodig is. De welstandscommissie kan iemand mandateren om namens hen te participeren in projectgroepen voor grotere ruimtelijke ontwikkelingen. Op gezette momenten zal de gemandateerde ruggespraak houden met de commissie.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3.3