Voor de publicatie van persoonsgegevens aangaande raadsvoorstellen gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen het volgende:
Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer. De publicatie van deze gegevens vindt plaats in samenspraak met de desbetreffende ambtsdrager.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.
Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen.
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering is na te luisteren via het digitale geluids- of videoverslag van de vergadering. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor kennisneming door de raad, dan zal de griffie deze ongewijzigd en niet geanonimiseerd per e-mail versturen naar alle raads- en collegeleden en hun ondersteuning.
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt voor zover deze door de gemeente worden gepubliceerd. Het college ziet hierop toe. Een voorbeeld is nota’s van zienswijzen bij bestemmingsplannen. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en petities die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen brieven. Deze worden niet als zodanig op de website van de gemeente openbaar gemaakt. Raadsleden kunnen hiervan kennis nemen in een besloten digitaal vergaderstukkensysteem.
Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad.
Bij publicatie van activiteiten voor de raad wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.
De gemeente mag geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken en/of publiceren, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is. Daarom kent dit artikel de volgende verdieping:
Artikel 4a: Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden. Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen. Op de website van de gemeente wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto en e-mailadres. Nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.
Artikel 4b Persoonsgegevens van ambtenaren. Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel de afdeling waar zij werkzaam zijn.
Artikel 4c: Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen. Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie. Hun mondelinge inbreng is terug te luisteren via het digitale geluidverslag van de vergadering. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij de publicatie vermeld. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website van de gemeente met vermelding van hun naam. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de Griffie expliciet schriftelijk op gewezen. Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd.
Artikel 4d: Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten. De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.
Artikel 4e: Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad. In het overzicht van activiteiten voor de raad kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens worden gepubliceerd dn die voor de activiteit noodzakelijk zijn.
Hoofdstuk
Artikel 4: