Afspraken:
• De primaathouder is actief betrokken bij het lopende onderzoek. Hij houdt de rekenkamer op de hoogte van de voortgang van het onderzoek;
• Het uitgangspunt is openbaarheid, dit geldt echter niet voor de gespreksverslagen;
• Alle verslagen van interviews worden voor akkoord voorgelegd aan betrokkenen. De verslagen zijn in principe geheim;
• De onderzoeker(s) kunnen een beroep doen op de secretaris van de rekenkamer voor het plannen van interviews met betrokkenen en het aanleveren van documenten;
• De primaathouder zorgt voor het ambtelijk hoor- en wederhoor;
• Tijdens het onderzoek brengt de rekenkamer niets naar buiten, ook geen vermoeden van uitkomst.
In geval van samenwerking met een extern bureau geldt aanvullend:
• Het onderzoeksbureau rapporteert aan de primaathouder over de voortgang van het onderzoek, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding;
• Het onderzoeksbureau kan een logboek bijhouden waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden;
• Een afvaardiging van de rekenkamer zal zoveel mogelijk aanwezig zijn bij de interviews die het onderzoeksbureau afneemt;
• De rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoekdossier. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan kopieën – in welke vorm dan ook - aan te houden na afloop van het onderzoek;
• Het onderzoeksbureau mag niet buiten de rekenkamer om contact opnemen met derden over de voortgang of resultaten van het onderzoek;
• De onderzoekers zijn, op verzoek van de rekenkamer, aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(s) en/of raad.
• De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen.
Gedurende het onderzoek vormt de commissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit:
• Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen;
• Offerte onderzoeksbureau;
• Indien van toepassing: het logboek van (de) commissie en (het) onderzoeksbureau;
• Alle (gespreks)verslagen;
• Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse;
• Eindrapport;
• Schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor;
• Bestuurlijke reactie college;
• Nawoord rekenkamercommissie;
• Aanbiedingsbrief raad;
Archivering
De rekenkamercommissie valt als gemeentelijk orgaan onder de werking van de Archiefwet. Voor het bewaren van haar archiefbescheiden houdt de rekenkamercommissie zich in dat verband aan de bewaartermijnen zoals die zijn opgenomen in de geldende gemeentelijke selectielijst.
De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken moet een gemotiveerd verzoek worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Interviewverslagen zijn niet openbaar, tenzij voorafgaande aan de interviews anders wordt aangegeven. In dat geval zal dit gemotiveerd kenbaar worden gemaakt door de rekenkamercommissie.
Artikel 6.
Voortgang en dossiervorming
Onderdeel van Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Oude IJsselstreek