**4.1.** Een evenementenvergunning dient te worden aangevraagd middels het vastgestelde formulier “Evenementenvergunning aanvragen” (bijlage 2). De aanvraag kan ook digitaal worden ingediend.
**4.2.** Organisatoren dienen voor 1 november de evenementen voor het komende jaar aan te melden bij het Evenementen Platform Steenbergen (hierna te noemen: “EPS”). Bij het signaleren van gelijktijdige evenementen, waarvan het niet wenselijk is om deze gelijktijdig te laten plaatsvinden, treedt het EPS in overleg met de organisatoren om te komen tot een goede spreiding van de evenementen. Het EPS communiceert deze evenementenkalender naar de lokale media en naar de gemeente voor 1 december, zodat op verschillende informatiekanalen gebruik wordt gemaakt van dezelfde evenementenkalender.
**4.3.** De burgemeester verstuurt de evenementenkalender voor het komende jaar zo snel mogelijk, maar in ieder geval voor 1 januari, naar de hulpdiensten.
**4.4.** Organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen krijgen ongeveer 6 maanden voor de datum van het evenement een vooringevuld aanvraagformulier digitaal toegezonden. Wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar kunnen hierop worden aangegeven en vervolgens kan de evenementenvergunning middels dit vooringevulde formulier worden aangevraagd.
** 4.5 .** Bij de aanvraag voor een evenementenvergunning dienen de volgende stukken te worden gevoegd:
opgave van de verantwoordelijke persoon en hoe deze te bereiken is gedurende het evenement;
plattegrond van het evenemententerrein;
draaiboek;
verkeers- en parkeerplan, in het geval sprake is van een sterk verkeersaantrekkende werking van het evenement;
een calamiteitenplan (in geval van risicocategorie B of C);
een geluidsplan (als de algemene geluidsnorm van 10.3 wordt overschreden).
** 4.6 .** De plattegrond dient te voldoen aan de “Voorschriften voor indiening plattegronden” zoals opgesteld door de Brandweer Midden- en West-Brabant. Deze voorschriften zijn als bijlage 3 bij deze nadere regels gevoegd. Op de plattegrond staat tevens vermeld de personen, verenigingen en bedrijven welke tijdens het evenement een standplaats innemen.
** 4.7 .** In het draaiboek is opgenomen: een programmering en/of activiteitenoverzicht, de op- en afbouw van het evenement, uitleg van de verschillende onderdelen, tijdschema van de verschillende onderdelen, soundcheck inclusief tijdstip en contactgegevens.
** 4.8 .** In het verkeersplan is in ieder geval opgenomen de eventuele wegafsluitingen en de inzet van verkeersregelaars (locaties en aantal, aangegeven op een plattegrond). In het verkeersplan is opgenomen op welke manier de parkeervoorzieningen worden geregeld.
** 4.9 .** Het calamiteitenplan bestaat uit de volgende onderdelen: calamiteiten en ontruiming, beveiliging en crowdmanagement, gezondheid en communicatie.
** 4.10 .** Het geluidsplan bestaat uit de volgende onderdelen: een omschrijving van het evenement en de omgeving, de maatregelen die zijn genomen om de geluidsoverlast te beperken en op welke wijze de metingen tijdens het evenement zullen plaatsvinden.
** 4.11 .** Voor een uitgebreide beschrijving van de in te dienen documenten wordt verwezen naar de checklist documenten en gegevens voor aanvraag evenementenvergunning (bijlage 5).
** 4.12 .** De aanvraag voor de evenementenvergunning dient ten minste 12 weken voor het tijdstip van het evenement te worden ingediend. Indien de evenementenvergunning op een later tijdstip wordt aangevraagd, wordt deze, behoudens uitzonderingsgevallen, geweigerd.
** 4.13 .** De burgemeester voert een risicoscan uit en markeert het evenement als categorie A, B of C. Naar aanleiding hiervan kan de burgemeester maatregelen treffen die hij noodzakelijk acht, dan wel nadere stukken opvragen die hij noodzakelijk acht.
** 4.14 .** De burgemeester besluit binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag over het al dan niet verlenen van de evenementenvergunning. Afdeling 4.1.3.3 van de Algemene wet bestuursrecht is hierop niet van toepassing, waardoor er geen positieve fictieve beschikking ontstaat bij niet tijdig beslissen.
** 4.15 .** Ten aanzien van evenementenvergunningen die als schaars aan te merken zijn, gelden nadere eisen ten aanzien van de inschrijving en de toewijzing hiervan. Met betrekking tot circussen, kermissen, en schuurfeesten is dit geregeld onder artikel 14 respectievelijk 15 respectievelijk 16. Overige schaarse evenementenvergunningen worden verleend aan de hand van de volgorde van de datum van ontvangst van de aanvraag.
** 4.16 .** Indien er meerdere evenementen op eenzelfde tijdstip worden georganiseerd die niet gelijktijdig kunnen plaatsvinden, gaat de eerst ingediende aanvraag voor later ingediende aanvragen. Of evenementen al dan niet gelijktijdig kunnen plaatsvinden is ter beoordeling aan de burgemeester.
** 4.17 .** Er worden geen meerjarige evenementenvergunningen verleend.
** 4.18 .** Indien een evenement plaatsvindt in de Kaaistraat, Grote Kerkstraat en/of Blauwstraat, dient de organisator voorafgaand aan het doen van de aanvraag overleg te voeren met het Retail Platform Steenbergen, te bereiken via info@rpsinfo.nl.
Artikel 4
Procedure aanvraag evenementenvergunning
Onderdeel van Beleidsregels evenementen gemeente Steenbergen