De subsidieaanvraag wordt jaarlijks vóór 1 oktober voorafgaand aan het kalenderjaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd ingediend middels een hiervoor vastgesteld aanvraagformulier. Het dorpsbelang / wijkpanel is verplicht om jaarlijks gelijktijdig bij de aanvraag een verantwoording over het subsidiejaar t-2 aan te leveren bij de gemeente.
Dit verslag bevat een inhoudelijk en financieel verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht. Daarnaast bevat het indien van toepassing een verantwoording over de reserveringen van de afgelopen 4 jaar.