De Algemene wet bestuursrecht regelt dat het bestuursorgaan binnen een redelijke termijn moet besluiten op een aanvraag. Indien de bijzondere regelgeving geen eigen termijn kent, gaat de Algemene wet bestuursrecht uit van 8 weken. De APV kent geen eigen beslistermijn, daarom heeft het bestuursorgaan 8 weken de tijd om een besluit te nemen op een aanvraag voor een evenementenvergunning. Daarom is het noodzakelijk dat een aanvraag om een evenementenvergunning minimaal 8 weken voordat het evenement plaats vindt is ingediend.
Indien een aanvraag korter dan 8 weken van tevoren wordt ingediend, kan deze veelal niet meer met de nodige zorgvuldigheid worden behandeld. Deze regel is ook opgenomen in de APV. De vergunning kan in zo’n geval worden geweigerd, waarmee het evenement geen doorgang kan hebben op de gewenste datum.
Als een besluit is genomen kunnen belanghebbenden nog bezwaar (6 weken) indienen bij de burgemeester en eventueel na bezwaar nog een voorlopige voorziening aanvragen bij de voorzieningenrechter.
In de praktijk betekent dit dat een minimale termijn van 14 weken voor het evenement wenselijk is om een aanvraag op een zorgvuldige wijze te behandelen en een besluit te nemen waarbij alle risico’s en belangen zijn gewogen, en er een eventuele rechtsgang voor belanghebbenden mogelijk is.
Daarnaast wordt medewerking verleend aan het verzoek van de Veiligheidsregio Limburg-Noord om tijdig kennis te kunnen nemen van grote evenementen met een verhoogd en gemiddeld risico, de zogenaamde C- en B-categorie evenementen (zie inschaling evenement pag. 13.). Hierdoor geldt dat organisatoren van deze categorie evenementen uiterlijk op 1 november in het jaar voorafgaand aan het evenement moeten melden wanneer het evenement gepland is en dient er tegelijkertijd een eerste (concept)aanvraag ingediend te worden van de gewenste activiteiten.
Om een aanvraag in behandeling te nemen dient deze compleet te zijn. Is een aanvraag niet compleet (ook nog na de uitnodiging om de ontbrekende gegevens/bescheiden aan te vullen) dan kan worden besloten deze buiten behandeling te laten. Dit kan gebeuren indien het soort evenement en/of de omvang van het evenement de maximale termijn voor behandeling vereist met het oog op een zorgvuldige advisering van de betrokken overheidsdiensten en standpunten van belanghebbenden. De tijd is dan te kort om de aanvraag zorgvuldig te behandelen en daarbij de noodzakelijke maatregelen te treffen en een zorgvuldige belangenafweging te maken.
Aanvullingen of wijzigingen in de aanvraag moeten tijdig voor aanvang van het evenement worden ingediend. Er zal een inschatting worden gemaakt of de overheidsdiensten nog tijdig kunnen adviseren en of de benodigde maatregelen tijdig kunnen worden getroffen. Lukt dat niet, dan kunnen de wijzigingen niet meer worden meegenomen in de vergunning en daarmee in het evenement.
De Algemene wet bestuursrecht geeft aan dat een besluit niet in werking treedt, voordat het is bekendgemaakt. Bekendmaking geschiedt door toezending of uitreiking van het besluit aan de aanvrager. Daarnaast wordt de vergunning kenbaar gemaakt via het digitale Gemeenteblad zodat de diverse belanghebbende partijen hier kennis van kunnen nemen.
Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen belanghebbenden binnen zes weken na de bekendmaking van vergunningverlening bezwaar indienen bij het bestuursorgaan. Tijdens een hoorzitting kan de indiener zijn bezwaar toelichten. Het streven is alle bezwaren voor aanvang van het evenement te behandelen. Het indienen van het bezwaarschrift schort de werking van het besluit (de verleende vergunning) niet op. Dat betekent dat de vergunning geldig blijft en het evenement in principe doorgang kan vinden.
Diegenen die bezwaar hebben ingediend, kunnen ook bij de voorzieningenrechter van de rechtbank vragen om een voorlopige voorziening te treffen om de werking van het besluit op te schorten. Als de voorlopige voorziening wordt toegewezen zal het evenement niet door kunnen gaan.
Als aanvulling worden alle ingekomen verzoeken om een evenement te organiseren op de gemeentelijke website gepubliceerd via het digitale ontsluitingsportaal. Hiermee kunnen belanghebbenden vroegtijdig informatie opvragen en hun standpunten kenbaar maken.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.5