Onderhoudslasten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen (naar behoren laten functioneren en een bepaalde representativiteit laten behouden). Onderhoud kan worden onderscheiden in groot onderhoud en klein onderhoud. Daarnaast kan sprake zijn van achterstallig onderhoud.
Klein onderhoud
Bij klein onderhoud gaat het om dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Hierbij moet worden gedacht aan maatregelen die noodzakelijk zijn om het object blijvend naar behoren te laten functioneren of haar representativiteit te laten behouden. Klein onderhoud is het onderhoud dat vanaf het eerste of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd.
Groot onderhoud
Lasten van groot onderhoud ontstaan na een langere periode van gebruik van een object als gevolg van slijtage. Groot onderhoud is in de regel gepland onderhoud van veelal ingrijpende aard als gevolg van slijtage, dat op een substantieel deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere periode van gebruik moet worden verricht.
Klein en groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object. Lasten van onderhoud mogen daarom niet worden geactiveerd. (stellige uitspraak Commissie BBV) ) De lasten worden dus in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht.
De mogelijkheid bestaat om de lasten van groot onderhoud ten laste van een daarvoor gevormde onderhoudsvoorziening te brengen. Deze voorziening dient systematisch gevuld te worden vanuit de exploitatie, zodat de voorziening over de gehele looptijd van voldoende omvang is om het groot onderhoud uit te bekostigen. Op deze wijze worden de lasten van groot onderhoud gelijkmatig over de jaren verdeeld. Aan de voorziening dient een recent (niet ouder dan 5 jaar) beheerplan ten grondslag te liggen.
Schematisch weergegeven geldt voor onderhoud het volgende:
Het is niet toegestaan om 1 onderhoudsvoorziening voor alle vaste activa in te stellen. Er dient per categorie, zoals opgesomd in artikel 12 BBV (wegen, riolering, water, groen en gebouwen) een voorziening te worden ingesteld. Dit mag ook in subcategorieën.
Uitgangspunt 3
Voor de lasten van groot onderhoud aan de vaste activa wordt gestreefd naar onderhoudsvoorzieningen gesplitst in de volgende categorieën:
wegen
riolering
water
groen
gebouwen
Achterstallig onderhoud
Onderhoud dat niet op tijd is uitgevoerd, waardoor een onderhoudsrichtlijn is overschreden en niet (meer) wordt voldaan aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau, wordt aangemerkt als achterstallig onderhoud. Achterstallig onderhoud kan mede ontstaan door een onvoldoende financiële vertaling in de begroting van het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau. Achterstallig onderhoud vanwege niet tijdige uitvoering van onderhoud, eventueel door onvoldoende beschikbaar gesteld budget, kan leiden tot schade, kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties.
In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd. (Stellige uitspraak commissie BBV)
Levensduur verlengende investeringen
Hiervoor geldt expliciet dat ze bijdragen aan een verlenging van de levensduur van het betreffende actief, zoals het renoveren van een gebouw, een nieuw dak, milieu-investeringen of uitbreiding. Deze investeringen kunnen worden geactiveerd.
Criteria voor activering
Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud. Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven:
Leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; en/of
Leiden tot een levensduurverlenging; en/of
Aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften).
Uitgangspunt 4
Onderhoudslasten worden niet geactiveerd. Activering is uitsluitend toegestaan indien sprake is van:
Een significante kwaliteitsverbetering; en/of
Een levensduurverlenging; en/of
Aanpassingen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften of duurzaamheidsmaatregelen).
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.6
Onderhoud en investeringen
Onderdeel van Nota waardering en afschrijving van materiële vaste activa