Voorbereidingslasten zijn lasten die gemaakt worden voordat overgegaan wordt tot het aanschaffen of vervaardigen van een actief. Het betreft bijvoorbeeld de lasten van bodemonderzoek, de lasten van een onderzoeksbureau of architect, en de voorbereiding (ureninzet) door eigen personeel. Het volgende onderscheid is hierbij van belang:
voorbereiding door eigen personeel;
overige voorbereidingslasten.
Voorbereiding door eigen personeel
De ingezette uren ambtelijke voorbereidingsuren worden geactiveerd voor zover zij deel uitmaken van het investeringsvoorstel. De overige uren worden verantwoord in de exploitatie.
Overige voorbereidingslasten
Alle overige voorbereidingslasten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend, worden geactiveerd. Dit is conform het BBV (artikel 63, lid 3):
"De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend".
Kosten van onderzoek en ontwikkeling
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een actief kunnen worden geactiveerd indien (artikel 60 BBV):
het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;
de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;
het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren;
de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
De voorwaarden genoemd in dit artikel bepalen dat de kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen betreffende het actief, waarvoor de kosten worden gemaakt, al redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten zijn in te schatten. Voorts is het ook van belang dat het daadwerkelijk om kosten voor voorbereiding van een investering gaat.
Dit betekent dat kosten voor onderzoek en ontwikkeling geactiveerd mogen worden voor zover het onderzoek of de ontwikkeling bijdraagt aan de totstandkoming van een vast actief. Het opstellen van bijvoorbeeld een nieuw Gemeentelijk Rioleringsplan leidt niet tot de totstandkoming van een vast actief. Het is ‘slechts’ een document waarin o.a. de noodzakelijke vervangingsinvesteringen worden gepland en doorgerekend. De hiermee gemoeide kosten mogen daarom niet worden geactiveerd.
Voorbereidingskredieten
Voor investeringskredieten groter dan € 500.000 wordt gewerkt met een voorbereidingskrediet en een uitvoeringskrediet, waarbij het uitvoeringskrediet in alle gevallen separaat aan de raad wordt voorgelegd. Uit het voorbereidingskrediet worden bijvoorbeeld de kosten gedekt in situaties waarin eerst enig onderzoek noodzakelijk is voordat er voldoende inzicht (in de lasten) is om een krediet aan te vragen. Op het voorbereidingskrediet worden de voorbereidingslasten verantwoord.
Het voorbereidingskrediet dient te worden geactiveerd indien de voorbereidingskosten worden gemaakt om een activum te realiseren. Voorwaarde is dat de samenhangende voorbereidingskosten als kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden aangemerkt of als een bijdrage aan activa in eigendom van derden.
Indien het voorbereidingskrediet niet leidt tot een definitief uitvoeringskrediet dient dekking gezocht te worden voor de op het voorbereidingskrediet geboekte uitgaven. In veel gevallen wordt gewerkt met een initiatievenbudget in de begroting, waar de voorbereidingskosten uit worden gedekt.
De voorbereidingslasten voor de aanschaf of vervaardiging van het actief worden dan verantwoord op dat actief (en dus geactiveerd), voor zover zij deel uitmaken van het investeringsvoorstel. De lasten van onderzoek en ontwikkeling moeten voldoen aan de voorwaarden die gesteld zijn in het BBV (artikel 60 BBV).
Uitgangspunt 6
Investeringskredieten groter dan € 500.000 worden gesplitst in een voorbereidingskrediet en een uitvoeringskrediet.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1
Voorbereidingslasten
Onderdeel van Nota waardering en afschrijving van materiële vaste activa