3.1Algemeen
Hierna volgen de beleidsdoelstellingen ten aanzien van de beschikbaarheid, de vertrouwelijkheid, de data integriteit, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid van het BRP-informatiesysteem. De verantwoordelijke personen en afdelingen van de gemeentelijke organisatie treffen ten behoeve van deze doelstellingen de nodige maatregelen. Deze maatregelen (vaak in de vorm van procedures) en de verantwoordelijken hiervoor worden, evenals de risico’s, uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan BRP.
Alle aspecten van het informatiesysteem zijn op ieder gewenst moment beschikbaar voor intern of extern onderzoek. De opdracht voor het uitvoeren van een extern onderzoek kan door het college worden gegeven. De onderzoeken zijn gericht op de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en controleerbaarheid en worden minimaal eenmaal per jaar uitgevoerd. In de jaarlijkse rapportage (zie hoofdstuk 4) wordt het college op de hoogte gesteld van deze onderzoeken.
3.2De beschikbaarheid
Om de dienstverlening naar de burger en de persoonsinformatievoorziening structureel mogelijk te maken, is het nodig om de beschikbaarheid van het informatiesysteem te garanderen. De beschikbaarheid is hierbij gedefinieerd als de ongestoorde toegang tot de persoonsgegevens in de BRP en de bijbehorende procedures.
De technische en organisatorische inrichting van het informatiesysteem is zodanig dat gedurende de dienstverlening van de frontoffice het informatiesysteem op jaarbasis voor 98% beschikbaar is. Mocht het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van de BRP en de dienstverlening aan burgers door ernstige calamiteiten op de reguliere locatie (te denken valt aan een brand) niet mogelijk zijn, dan wordt er uitgeweken naar een alternatieve locatie. De alternatieve locatie is binnen 48 uur na het nemen van het besluit om uit te wijken, klaar om de primaire werkzaamheden en de dienstverlening voort te zetten. Hiervoor is een draaiboek fysieke uitwijk beschikbaar. In dit draaiboek wordt een en ander nader uitgewerkt.
3.3De vertrouwelijkheid
De persoonsgegevens die zijn opgenomen in de BRP zijn zeer gevoelige gegevens. Alle betrokkenen dienen met de grootst mogelijke zorg om te gaan met deze informatie en de processen zijn daarop ingericht. De technische en organisatorische inrichting van het informatiesysteem is zodanig opgezet dat de gegevens daarin alleen ter kennis kunnen komen van personen of instanties die daartoe bevoegd zijn. Die bevoegdheid is geregeld in de Privacy- en beheerregeling BRP. De personen met toegang tot de BRP krijgen jaarlijks een instructie over de procedures en de geheimhoudingsplicht. Voor de gegevensbewerkers geldt dat deze instructie in een bijeenkomst wordt gegeven. Zij ondertekenen een instemmingverklaring.
De eisen ten behoeve van de privacybescherming komen voornamelijk voort uit de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Wet BRP. In de jaarlijkse zelfevaluatie wordt een deel van deze privacyvoorschriften en bijbehorende maatregelen getoetst. De kwaliteitsnorm is daarom het voldoen aan de privacyvoorschriften en bijbehorende maatregelen uit de zelfevaluatie. Een afwijking is slechts mogelijk als dit zorgvuldig is onderbouwd en het college hiervan in kennis wordt gesteld.
3.4De data integriteit
De gegevens uit het BRP-informatiesysteem worden geautomatiseerd uitgewisseld met overheidsorganisaties en aangewezen derden. De data integriteit moet daarom van hoge kwaliteit zijn. Deze kwaliteit wordt bepaald door criteria als actualiteit, compleetheid en invoer met toepassing van geldende richtlijnen en op basis van aangewezen brondocumenten. De technische en organisatorische inrichting van het informatiesysteem is zodanig dat deze kwaliteit wordt gegarandeerd.
Onderdeel van de zelfevaluatie is een geautomatiseerde controle op de persoonsgegevens door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De kwaliteitsnorm is het toepassen van de normstelling die gehanteerd wordt door het ministerie.
3.5De betrouwbaarheid
3.5.1Algemeen
In de BRP worden verschillende persoonsgegevens vastgelegd. Hieronder wordt verder ingegaan op de betrouwbaarheid van de adresgegevens, de nationaliteitsgegevens en de identiteitsgegevens. Hieronder staan de beleidsdoelstellingen en kwaliteitsmaatregelen ten aanzien van de betrouwbaarheid van deze gegevens. De hoofddoelstelling is dat de gebruikers kunnen vertrouwen op de juistheid van de gegevens. Terugmeldingen van gebruikers bij gerede twijfel, worden altijd in behandeling genomen.
3.5.2Adresgegevens
Bij de betrouwbaarheid van de adresgegevens worden de volgende kwaliteitsindicatoren gehanteerd:
Minimaal 95% van de in de BRP ingeschreven personen, zijn op het juiste adres ingeschreven. Op minimaal 95% van de adressen met een woonbestemming, komt het aantal geregistreerde bewoners overeen met de feitelijke situatie;
Als iemand zich wenst in te schrijven op het adres waar al een ander is ingeschreven dan wordt een verklaring van medebewoning gevraagd, tenzij op andere wijze de medebewoning blijkt. Is de andere persoon vertrokken van het adres, dan wordt er een adresonderzoek gestart.
Minimaal eenmaal per jaar worden bij 100 adressen steekproefsgewijs huisbezoeken afgelegd om dit te toetsen.
Minimaal tweemaal per jaar worden er steekproefsgewijs 50 verwerkte aangifteformulieren achteraf feitelijk gecontroleerd. Hierbij wordt gecontroleerd of de personen daadwerkelijk zijn verhuisd en de nieuwe woonsituatie feitelijk overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie.
Alle verhuizingen worden getoetst aan risicoprofielen. Hierbij wordt gekeken of de verhuizing nader moet worden onderzocht voordat deze wordt verwerkt.
In minimaal 95% van de als onbewoond geregistreerde adressen met een woonbestemming, is daadwerkelijk sprake van leegstand (tenzij er op grond van enig wettelijk voorschrift geen inschrijving dient plaats te vinden). Dit draagt onder meer bij aan het tegengaan van ondermijning;
Minimaal eenmaal per jaar worden alle als onbewoond geregistreerde adressen met een woonbestemming gecontroleerd.
Het houden van een briefadres vanwege het ontbreken van een woonadres, wordt normaliter gezien als een tijdelijke situatie. Het gedurende langere tijd beschikken over een briefadres, is een signaal van een mogelijke foutieve registratie;
Minimaal eenmaal per jaar wordt van alle personen die langer dan drie maanden briefadres houden vanwege het ontbreken van een woonadres, de actualiteit van de adresgegevens gecontroleerd.
Leegstaande adressen worden misbruikt door burgers, die uitgeschreven zijn, om zich foutief in te schrijven;
Bij vestiging op een leegstaand adres van een persoon die als “vertrokken onbekend waarheen” was geregistreerd, wordt het overleggen van een huur- of koopovereenkomst verplicht gesteld. Daarnaast wordt de aangifte pas verwerkt nadat de toezichthouder BRP een huisbezoek heeft afgelegd en de bewoning is vastgesteld.
Procedures worden zodanig opgesteld en uitgevoerd zodat aan deze doelstellingen kan worden voldaan. Daarnaast neemt de gemeente deel aan de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA), zodat de gemeente risicoadressen krijgt aangeleverd om te onderzoeken. Deze risicoadressen hebben verschillende risicosignalen en worden waar nodig uitgebreid, aangepast of aangescherpt.
De algemeen beheerder voert onderzoeken uit om te toetsen of aan de doelstellingen wordt voldaan.
3.5.3Nationaliteitsgegevens
Bij de betrouwbaarheid van de nationaliteitsgegevens worden de volgende kwaliteitsindicatoren gehanteerd:
Als niet blijkt welke nationaliteit iemand bezit, wordt hij geregistreerd met een onbekende nationaliteit;
Eén keer per twee jaar wordt onderzocht of de personen die in de BRP zijn geregistreerd met de onbekende nationaliteit, niet geregistreerd kunnen worden met een bekende nationaliteit. Buiten beschouwing worden gelaten de personen die geregistreerd zijn met de onbekende nationaliteit en waarvoor bij de eerste inschrijving of een correctieverzoek een mededeling ex. artikel 2.17 wet BRP is opgevraagd. Tweejaarlijks wordt hierover gerapporteerd;
Procedures worden zodanig opgesteld en uitgevoerd zodat aan deze doelstellingen kan worden voldaan.
3.5.4Identiteitsgegevens
Bij de betrouwbaarheid van de identiteitsgegevens worden de volgende kwaliteitsindicatoren gehanteerd:
Het inschrijven op grond van vervalste of valse documenten kost de overheid veel geld en dient te allen tijde voorkomen te worden;
Bij een vestiging uit het buitenland wordt 100% van de overgelegde identiteitsdocumenten gecontroleerd op echtheid.
Het moet worden verhinderd dat één persoon zich onder verschillende namen meerdere malen inschrijft in de BRP.
Bij een vestiging uit het buitenland wordt met verschillende namen (naam van (ex-)partners en ouders) en het eventuele persoonsnummer gecontroleerd of iemand al is ingeschreven.
Personen afkomstig uit het buitenland moeten zelf alle persoonsdocumenten overleggen bij de inschrijving in de BRP. Gegevens moeten compleet zijn en worden ingevoerd aan de hand van bij wet bepaalde brondocumenten. Bevorderd moet worden dat personen de meest betrouwbare (sterkste) documenten overleggen.
Er wordt een actief beleid gevoerd ten aanzien van nog niet ingeleverde brondocumenten. Betreffende personen worden actief benaderd.
Procedures worden zodanig opgesteld en uitgevoerd zodat aan deze doelstellingen kan worden voldaan.
3.5.5Ondermijning
De BRP mag niet faciliteren bij ondermijning. Om dit te bewerkstelligen is de werkgroep woonfraude opgezet en wordt verdere (binnengemeentelijke) samenwerking gezocht binnen de al geldende kaders. Hiervoor kunnen er gegevens uit de BRP worden verstrekt o.g.v. de Verordening BRP. Ook dragen de hierboven, bij adresgegevens, genoemde maatregelen bij aan het tegengaan van ondermijning.
3.6De controleerbaarheid
De persoonsgegevens in het BRP-informatiesysteem gaan over én zijn van de Zoetermeerse burgers. Daarom is transparant handelen richting de burger een verplichting van de betrokken personen van de gemeentelijke organisatie. Aan opgenomen gegevens ontleent de burger rechten en plichten. De verantwoordelijke personen handelen volgens actuele werkprocedures en zij maken deze procedures inzichtelijk voor de burgers en belanghebbenden.
Het verwerken van belangrijke wijzigingen (zoals adreswijzigingen) wordt bevestigd aan de burger. Raadplegingen door afnemers in de BRP worden gelogd en zijn door de burger opvraagbaar. De logfiles mogen pas na twintig jaar worden verwijderd. Van mutaties in de BRP is het herleidbaar welke gegevensbewerker deze heeft uitgevoerd. Gebruikte brondocumenten worden pas vernietigd op het moment dat de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is verstreken.
Artikel 3