Voor iedere aanbestedingsprocedure wordt er een digitaal aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:
**1..** In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen;
**2..** Te worden gebruikt voor het opstellen van (rechtmatigheid)rapporten aan het college van burgemeester en wethouders;
**3..** Als sturingsinstrument te dienen voor toekomstige aanbestedingen.
De projectleider/budgethouder van de aanbesteding is verantwoordelijk voor het aanbestedingsdossier. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en transparantie van de aanbesteding bevorderd.