De afdelingshoofden en teamleiders zijn ervoor verantwoordelijk dat de gemeentelijke taakuitoefening waarvoor zij verantwoordelijk gesteld zijn, binnen de grenzen van dit privacybeleidskader plaatsvindt en rapporteren via de voortgangsrapportages aan de directie, het college en de raad.
Een afdelingshoofd/teamleider is proceseigenaar (hierna: “proceseigenaar” of in geval van meervoud: “proceseigenaren”).
Het college blijft eindverantwoordelijk voor de privacybestendigheid van gemeentelijke processen als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.
Proceseigenaren voeren regie over hun proces(sen) op basis van procesplannen (zie paragraaf 4.1) die voldoende overzicht bieden van de procesvoering voor effectieve sturing. Een procesplan dient te passen binnen dit privacybeleidskader en is steeds in overeenstemming met de feitelijke situatie.
Een proceseigenaar houdt pro-actief toezicht op de privacybestendige organisatie van zijn proces en documenteert keuzes, bijbehorende afwegingen en oplossingen als bijlagen van het procesplan.
Een proceseigenaar kan proceseigenaarschap mandateren aan een subproceseigenaar binnen de gemeente. Bij mandatering blijft de opdrachtgevende proceseigenaar verantwoordelijk voor de privacybestendigheid van de aanpak door de subproceseigenaar.
Een proceseigenaar kan proceseigenaarschap mandateren aan een partij buiten de gemeentelijke organisatie met toestemming van de hoofdproceseigenaar (samenwerking met externe ketenpartners). Het mandaat blijkt uit, bijvoorbeeld, een inkoopcontract, de deelname in een gemeenschappelijke regeling of gebruikmaking van een landelijke voorziening. Bij externe ketensamenwerking blijft de opdrachtgevende proceseigenaar namens het college verantwoordelijk voor de privacybestendigheid van de aanpak door hem ingeschakelde ketenpartner(s) en houdt hierop toezicht. De wet kan dwingende bepalingen bevatten over wederzijdse verantwoordelijkheden bij ketensamenwerking.
Wanneer gemeentelijke processen zodanig zijn georganiseerd dat de onderliggende gegevensverwerking onder de verantwoordelijkheid van meerdere afdelingshoofden/teamleiders vallen, is de gemeentesecretaris de proceseigenaar.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2.
Proceseigenaarschap
Onderdeel van Privacybeleidskader Gemeente Nunspeet 2020-2024