Het mandaat wordt uitgeoefend door de functionarissen zoals aangegeven in het mandaatregister. Bij afwezigheid van de gemandateerde is de gemandateerde bevoegd de uitoefening van de bevoegdheden gedurende de afwezigheid over te dragen aan zijn of haar plaatsvervanger. Een besluit tot het overdragen van bevoegdheden in geval van afwezigheid gebeurt schriftelijk.
De aangewezen locogemeentesecretaris is bevoegd tot het vervangen van de gemeentesecretaris.