Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Onderstaande afbeelding geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1
Voortraject
Bepalen van inkoopbehoefte
Onderzoek naar aanwezige (raam)overeenkomst
Raming en bepalen van het financiële budget
Aanmaken inkoopdossier
Opstellen inkoopstrategie
Beoordeling van de inkoopstrategie
2
Specificeren
Opstellen van eisen en wensen
Omschrijven van de opdracht
Opstellen Offerteaanvraag
3
Selecteren
Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers
Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed
Offertes evalueren
Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
Gunning aan winnende Ondernemer
4
Contracteren
Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant
Registreren getekende overeenkomst
Informeren afgewezen Ondernemers
5
Bestellen
Uitvoeren van de opdracht
Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
Bewaken termijnen
Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken.
Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
Evalueren overeenkomst met Contractant
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Inkoopproces
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels omtrent inkopen en aanbesteden