Artikel 2.1: Aanwijzing van budgethouders en subbudgethouders
De griffier is verantwoordelijk voor de budgetten die vallen onder de gemeenteraad, de raadsgriffie en de rekenkamer.
De gemeentesecretaris is functioneel, verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de programmabegroting inclusief de tussentijdse wijzigingen, vastgesteld door het college en de raad.
Conform de mandatenregeling is de gemeentesecretaris o.a. gerechtigd budgetten door te mandateren. Hiertoe kan de gemeentesecretaris een budgethouder aanwijzen. Door mandateren houdt in dat de budgethouder over het toegewezen budget kan beschikken en tevens de benodigde rechtshandelingen mag verrichten die nodig zijn voor het behalen van de afgesproken prestaties.
De directeuren en afdelingshoofden zijn vanuit hun functie budgethouders.
Een budgethouder kan voor de aan hem/haar toegewezen budgetten, een subbudgethouder aanwijzen.
De aanwijzing als (sub)budgethouder voor een nieuwe medewerker wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan middels het in Coda ter beschikking gestelde formulier “aanmaken gebruiker Coda”. Voor een wijziging in de aanwijzing van een medewerker die reeds in dienst is, wordt het formulier “wijziging budgethouder Coda” gebruikt. Beiden worden ondertekend door de leidinggevende.
De budgethouder meldt de wijzigingen, voortkomend uit lid d aan de business controller van zijn afdeling. De business controller meldt elke aanwijzing aan de medewerker financiële informatievoorziening & applicatiebeheer. Het bijhouden en muteren van deze mandateringen in de financiële administratie gebeurt door de afdeling Financiën en Control.
De afdeling Financiën en Control verwerkt de aanwijzing van (sub)budgethouder zo spoedig mogelijk in de financiële administratie.
Het afdelingshoofd van de afdeling Financiën en Control rapporteert voor het begin van elk begrotingsjaar aan de directie een totaaloverzicht van de aanwijzingen.
Artikel 2.2: Bevoegdheden (sub)budgethouder
Vanuit de haar toegewezen bevoegdheden is de budgethouder belast met:
een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;
een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen en in de jaarrekening opgenomen realisaties;
het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;
een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;
het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.
het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor verplichtingen en facturen, waardoor er functiescheiding bestaat tussen beoordelen van de prestatie, de taak van de beoordelaar en autoriseren van de factuur, de taak van de budgethouder.
het naleven van de inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Weert.
het leveren van een bijdrage aan de Planning en Control cyclus voor de budgetten waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is.
Artikel 2.3: Bevoegdheden budgethouders en aangaan verplichtingen
De (sub)budgethouder is namens het college bevoegd tot het doen van uitgaven binnen de aan hem/haar toegewezen budgetten en investeringsbudgetten.
Een budgethouder mag een verplichting, tot maximaal het grensbedrag Europese aanbesteding levering/diensten per verplichting, aangaan zonder toestemming van burgemeester en wethouders.
Bij leveringen en diensten vanaf € 5.000,- en bij werken vanaf € 15.000,- stelt de budgethouder een inkoopstrategie op welke geaccordeerd dient te worden door de inkoopadviseur alvorens een procedure gestart kan worden.
De (sub) budgethouder handelt volgens het vigerende gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en het vigerende handboek inkopen. Hierin staan de verplichtingen van de (sub)budgethouder genoemd aangaande o.a. het melden en verantwoorden van de inkoop, het opstellen en bijhouden van het inkoopdossier, het contractbeheer etc.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies