De taken die met risicomanagement verbonden zijn, hangen samen met de doelstellingen en gewenste resultaten. De doelstellingen zijn in het kort de volgende: het opstellen van risicomanagementbeleid, het opstellen van een risicoprofiel, het benoemen en uitvoeren van beheersmaatregelen, het bepalen van het weerstandsvermogen van de gemeente en het inbedden van risicomanagement in de bestaande organisatiestructuren.
In deze paragraaf zullen per betrokken actor de activiteiten en de bevoegdheden geduid worden die in het kader van risicomanagement uitgevoerd moeten worden. De actoren kunnen in twee groepen worden onderverdeeld, een groep die verantwoordelijk is voor de risico’s en de inhoud van het risicomanagement (de lijn = programma-coördinatoren/budgethouder en/of projectleider) en de coördinator risicomanagement die verantwoordelijk is voor de coördinatie en het proces. Gewaakt dient te worden voor het fenomeen dat het management van de verschillende organisatieonderdelen en/of projecten de verantwoordelijkheid voor het signaleren, inventariseren en beheersen van risico’s bij de coördinator van het proces leggen. De lijn is verantwoordelijk voor de inhoud, de coördinator voor het proces.
8.2.1.De gemeenteraad
De gemeenteraad stelt de begroting en de programmarekening, waarvan onder meer de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing deel uit maakt, vast. De raad geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen het weerstandsvermogen van de gemeente Brunssum moet blijven. De raad is daarmee bevoegd te oordelen over de verhouding tussen alle gezamenlijke risico’s en de vermogenspositie van de gemeente. De raad is in eerste instantie dus niet verantwoordelijk voor de individuele risico.
8.2.2.Het College van Burgemeester en Wethouders
Het college is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente Brunssum en daarmee voor het beleid en de hieruit voorvloeiende of daarmee samenhangende risico’s. Tweemaal per jaar wordt de paragraaf weerstandsvermongen en risicobeheersing opgesteld op basis van de systematiek beschreven in dit beleid. Daarnaast dient het college ervoor te zorgen dat de doelstellingen van risicomanagement worden bereikt. Het college dient bij elk voorstel de belangrijkste risico’s inzichtelijk te hebben en hierover te rapporteren aan de raad, zodat de raad is geïnformeerd over de risico’s die het bereiken van het doel van nieuw beleid in de weg kan staan. Het college heeft op basis van haar actieve informatieplicht de verantwoordelijkheid om de raad hierover te informeren.
8.2.3.Managementteam /Directie
In het MT en Directie wordt het gemeentelijke risicoprofiel vastgesteld en bepaald hoe vaak de verschillende organisatieonderdelen moeten rapporteren. Men bespreekt in ieder geval minimaal twee keer per jaar op basis van de begroting en de jaarrekening het gemeentelijk risicoprofiel. Hierbij wordt aangehaakt bij de reguliere P&C-cyclus.
In het bijzonder bespreekt en bepaalt het MT de top 10 risico’s. Voor risico’s met een geldgevolg vanaf klasse 5 geldt tevens een meldingsplicht aan college, aangezien dergelijke risico’s ernstige gevolgen voor de bedrijfsvoering kunnen hebben. Het MT/directie dient daarnaast ook die risico’s te bespreken die wellicht geen top 10 risico’s zijn, maar die wel consequenties hebben voor de gemeente, zoals bijvoorbeeld risico’s met gevolgen voor het imago van de gemeente. De directeur/gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor alle acties van het managementteam op het gebied van risicomanagement.
Taken van het MT/directie:
afdelings- en projectprofielen (laten) opstellen, beoordelen en monitoren;
bespreken grote en politieke risico’s;
2 maal per jaar rapporteren aan het college van B&W over belangrijkste risico’s (o.a. top 10 risico’s) via een collegevoorstel.
8.2.4.Beleidsmedewerker, projectleider, budgetbeheerder
Deze zijn elk inhoudelijk verantwoordelijk voor een producten en processen (incl. bijbehorende budgetten) naar het management tijdig beleids- en/of financiële voorstellen te doen om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Zij inventariseren de risico’s, beoordelen in scenario’s wat positieve en negatieve gevolgen kunnen zijn en doen voorstellen om deze gevolgen te beheersen. Tijdens de uitvoering monitoren zij of risico’s inderdaad effectueren, stellen zo nodig vooraf of tussentijds beheersmaatregelen in werking en monitoren het effect. Zij zorgen voor voldoende dossiervorming zodat op de juiste en volledige wijze verantwoording kan worden afgelegd.
Taken van de Beleidsmedewerker, projectleider, budgetbeheerder:
risicoprofiel project opstellen en monitoren;
scope, planning en budget bewaken;
rapporteren aan het MT en het college van B&W over (belangrijkste) risico’s.
8.2.5.Coördinator risicomanagement
Risicomanagement is vanuit de integrale benadering een taak van het management van de verschillende pijlers van de organisatie. Maar om risicomanagement effectief uit te voeren wordt binnen de organisatie een coördinator risicomanagement benoemd die toeziet op de gemaakte afspraken en die de verschillende medewerkers kan ondersteunen bij hun taken op het gebied van risicomanagement. Hij/zij kan voorts een oordeel vellen over het risicoprofiel en het managementteam/directie adviseren waar het profiel aangescherpt dient te worden. De functie van coördinator risicomanagement (alsook de achtervang) wordt bij de gemeente Brunssum ondergebracht bij de afdeling Financiën en Control /functie financieel beleidsmedewerker.
Activiteiten coördinator risicomanagement
De belangrijkste taken die de risicomanagementcoördinator zal vervullen zijn:
In kwalitatieve zin vinger aan de pols houden als het gaat om het definiëren en beoordelen van risico’s. Overzicht houden over het totale risicoprofiel van de gemeente en hierover het MT adviseren.
Bewaken van de onderlinge samenhang van risico’s en beheersmaatregelen en daarop laten bijsturen om de beheerskosten zo laag mogelijk te houden. Op basis van een eerste ruwe inventarisatie bezien in welke mate de gevonden risico’s kunnen worden gemanaged. Dit gebeurt in samenspraak tussen de risicomanagementcoördinator en het afdelingshoofd/de projectleider om te bepalen welke maatregelen genomen kunnen worden om risico’s te voorkomen. Dat kunnen beheersmaatregelen zijn, veiligheidsmaatregelen of bijvoorbeeld het creëren van reserves.
Constateren waar in de organisatie risicomanagement gebrekkig verloopt, helpen de problemen op te lossen en/of in het MT aan de orde stellen.
Faciliteren van de organisatie om op een uniforme wijze risico’s te identificeren en te beoordelen. De risicomanagementcoördinator voegt periodiek de risicoprofielen van alle afdelingen en projecten samen en toetst de risico- inventarisatie op basis van de ter beschikking staande middelen op volledigheid, juistheid en realiteitsgehalte.
Ten slotte is de risicomanagementcoördinator centraal aanspreekpunt in de organisatie op het gebied van risicomanagement. De risicomanagementcoördinator is dus ook voor de organisatie een informatiebron op het gebied van risicomanagement en zal ondersteunen waar nodig.
Hoofdstuk 8.
Artikel 8.2.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent het managen van risico’s