Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Gennep gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers: raadsleden, burgerraadsleden, burgemeester en wethouders
Deze personen functioneren, elk in zijn eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in (raads)documenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Gedragslijn | Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat (zakelijke) e-mailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. Het vermelden van de namen van ambtenaren en het weglaten van e-mailadressen en doorkiesnummer is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gedragslijn | In de stukken die afkomstig zijn van het college en op de website worden gepubliceerd, worden geen persoonsgegevens van ambtenaren of derden opgenomen. Tenzij vermelding van die gegevens noodzakelijk is voor het begrip van het onderwerp.
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Gennep of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waarvoor zij werkzaam zijn.
Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te zien is dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaar gemaakt.
Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven wordt niet als bovenmatig beschouwd.
Gedragslijn | Bij de raad binnengekomen brieven van burgers, organisaties en instellingen worden vermeld op de lijst van ingekomen stukken. Deze lijst bevat een korte aanduiding van het onderwerp en de naam van de afzender. De lijst wordt op de website gepubliceerd.
Brieven van burgers worden verder, in beginsel zonder persoonsgegevens, op de website gepubliceerd. De originele brieven (inclusief persoonsgegevens) zijn als niet-openbare documenten via het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem beschikbaar voor raadsleden en burgerraadsleden.
Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk integraal op de website moet worden gepubliceerd, dan vindt publicatie van de brief inclusief persoonsgegevens plaats.
Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken integraal en niet-geanonimiseerd op de website gepubliceerd.
Personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het proces van besluitvorming en als zodanig genoemd worden in de tekst van college- en/of raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres en de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt.
Gedragslijn | De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare college- en raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.
Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers
Gedragslijn | De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de geadresseerde(n), onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd. Raadsleden en burgerraadsleden kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.
Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies