De organisator is verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement.
Veiligheidsplan
Om dit te waarborgen moet de organisator voor categorie B- en C-evenementen onder andere een veiligheidsplan opstellen. In het veiligheidsplan staat onder meer welke maatregelen de organisator neemt in geval van calamiteiten, hoe de beveiliging is geregeld, welke maatregelen voor ‘crowd control’ worden genomen, hoe het weer gemonitord wordt en hoe de medische zorg is geregeld. Een concept veiligheidsplan is beschikbaar voor de organisator op de website.
Brandveiligheid
Op 1 januari 2018 is ‘Besluit Brandveilig Gebruik en basishulpverlening Overige Plaatsen’ in werking getreden. Met de komst van dit besluit gelden er voor het hele land dezelfde regels met betrekking tot de brandveiligheid bij evenementen. In dit besluit wordt onder andere beschreven waaraan een verblijfsruimte, zoals een tent bij een evenement, moet voldoen. Ook zijn indieningsvereisten opgenomen om een verblijfsruimte aan deze voorwaarden te kunnen toetsen.
Verkeer
Evenementen kunnen grote consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Omwille van een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid. Ook kan het grote aantal bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden.
De organisator moet maatregelen nemen om de bereikbaarheid voor bezoekers en voor hulpdiensten te waarborgen en de gevolgen voor het overige verkeer te beperken. Eventuele parkeeroverlast als gevolg van de activiteiten moet voorkomen worden. Ook zorgt de organisator voor de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars. De vergunningverlener bepaalt in samenspraak met de evenementenwerkgroep of en hoeveel verkeersregelaars nodig zijn voor het evenement. Deze verkeersregelaars moeten vooraf worden aangesteld. Met gebruik van een zogenaamd verkeersplan, geeft de organisator aan welke maatregelen getroffen worden, waaronder ook een hekken- en bordenplan. Het hele verkeersplan wordt getoetst door Team Openbare Ruimte, en als zodanig besproken in de evenementenwerkgroep.
Particuliere beveiliging
Voor het inzetten van particuliere beveiligers hanteren wij een algemene richtlijn van 1 op 250 gelijktijdige bezoekers. Aan de hand van het profiel van het evenement of festival (bezoekers, locatie, activiteiten, dreiging) kan een andere verdeelsleutel worden gebruikt op advies van de politie. Bijvoorbeeld 1 op 100 bezoekers. De beveiligers dienen te voldoen aan de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus.
Politie
Voor politie-inzet geldt: ‘Geen, tenzij …’. - Iedere organisator moet zich ervan bewust zijn dat zijn/haar evenement zonder politie inzet veilig en ordelijk verloopt. Dit geldt niet alleen voor het terrein waarop het evenement plaatsvindt, maar ook de directe omgeving van het evenement. Goed gastheerschap is hier een belangrijk onderdeel om te voorkomen dat de politie teveel wordt belast.
De politie eenheid NH coördineert vooral evenementen om zicht te kunnen houden op de neveneffecten rondom grote evenementen of bij meerdere evenementen tegelijkertijd. De reguliere politie-inzet kan dan teveel belast worden, waardoor extra bezetting in de roosters opgenomen moet worden. De spreiding richt zich in de eenheid vooral op de categorie B-/C evenementen in relatie tot de landelijke bijstand bij Landelijke evenementen (bijv. formule 1, Sail). Dit wordt in het Regionaal Bestuurlijk Overleg Politie december vastgelegd.
In de basisdriehoek van december wordt als laatste alle aangemelde evenementen bekeken voor het komend jaar, inclusief categorie A-evenementen. Hier kan nog geschoven worden met de data vanwege de lokale inzet van politie (roosters). Als een evenement te laat wordt aangemeld, is de regionale politie bezetting leidend
Evenement te laat aangemeld, dan geldt:
Geen politie belasting (rooster) >> Vergunning verlening normale procedure
Beperkte politie inzet tot 2fte >> Via Veiligheidsoverleg
Politie inzet meer dan 2 fte >> Via de (eenheids)driehoek
Hoofdstuk
Artikel 5.1