In principe wordt een subsidie eerst verleend. Nadat gecontroleerd is of de subsidie goed is besteed, wordt de subsidie vastgesteld. Dat betekent dat de gesubsidieerde organisatie het vastgestelde bedrag mag behouden. Als de subsidie niet volledig besteed is (bijvoorbeeld omdat er activiteiten geschrapt zijn) kan de subsidie lager vastgesteld worden en kan de subsidie (gedeeltelijk) teruggevorderd worden.
Bij subsidiebedragen tot € 5.000,00 kunnen we twee dingen doen:
Subsidie verlenen en meteen vaststellen. Er hoeft dan geen actie meer ondernomen te worden door de organisatie en de ambtenaar.
Subsidie verlenen en 13 weken nadat de activiteiten verricht moeten zijn, ambtshalve vaststellen. Het ambtshalve vaststellen gebeurt nadat de ambtenaar gecontroleerd heeft of de activiteiten daadwerkelijk verricht zijn. Bij de verlening kan geëist worden dat er een bewijsstuk opgestuurd wordt van de activiteiten (bijvoorbeeld een flyer van het toneelstuk of een jaaroverzicht van de activiteiten).
Bij subsidiebedragen hoger dan € 5.000,00 moet er vaststelling worden aangevraagd. Meestal stuurt de organisatie de verantwoordingsstukken op, wat gezien kan worden als een aanvraag tot vaststelling van de subsidie.
In de Algemene subsidieverordening staat precies beschreven welke stukken opgestuurd moeten worden voor de verantwoording van de subsidie.
Zowel bij de verlening als bij de vaststelling wordt een beschikking verstuurd, waarin het besluit met de motivatie (de overwegingen) vermeld staat.
In de verleningsbeschikking staan ook de verplichtingen omschreven en wanneer de subsidie wordt betaald.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2