Het is van belang de verkregen informatie van inspecties te waarborgen en overzichtelijk te houden. Het voorkeursbestandtype van waaruit gewerkt kan worden is Shapefile (SHP). Met dit bestandstype kan een grote hoeveelheid aan informatie worden opgeslagen en deze informatie kan ook specifiek worden gemaakt.
Inspecties van de oevers worden eens in de vijf jaar uitgevoerd en dienen te worden verwerkt in een nieuwe versie van de Shapefile, conform versienummers. Op voorhand wordt de data aangeleverd en gecontroleerd. Bij aanlevering spreken we van een conceptversie. Deze wordt aangeduid met een cijfer achter de punt, bijvoorbeeld V0.1. Elke aanpassing in het concept kan vervolgens opnieuw worden opgeslagen door het doornummeren ervan. Zo kan na een kleine wijziging een V0.2 ontstaan. Een definitieve versie wordt pas aangemaakt nadat de waterbeheerder akkoord gaat. De versie krijgt dan een cijfer voor de punt, bijvoorbeeld V1.0. Op deze manier kunnen de werkstappen achterhaald worden zonder dat er data verloren gaat.
Na goedkeuring wordt de data verwerkt in beheersysteem waardoor deze inzichtelijk is voor alle beheerders. Door te werken met Shapefiles kan de data ook naar andere programma’s worden exporteert.
Artikel 6.