4.1.1 Algemeen
De organisatie van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers van en/of deelnemers aan het evenement. Dit houdt in dat maatregelen getroffen moeten worden die de veiligheid zoveel mogelijk waarborgen.
4.1.2 Draaiboek
In een draaiboek worden gepaste maatregelen vermeld die de risico’s voorkomen of beperken. Een draaiboek met daarin in ieder geval een veiligheids-, communicatie- én calamiteitenplan is verplicht bij B- en C-evenementen. Welke andere onderdelen/plannen toegevoegd moeten worden is afhankelijk van de aard en omvang van het evenement.
Het is zaak om in een vroeg stadium af te spreken welke inhoudselementen een draaiboek moet bevatten en hoe deze uitgewerkt moeten zijn. Dit draaiboek moet onder verantwoordelijkheid van de organisatie gemaakt worden en voor externe partijen toegankelijk zijn. Vanzelfsprekend is het daarbij van belang om een eenduidige terminologie te hanteren.
De inhoud van een draaiboek ziet er als volgt uit:
Algemene beschrijving van het evenement;
Veiligheidsplan (=reguliere bedrijfsvoering), aangevuld met:
Calamiteitenplan;
Communicatieplan;
En indien van toepassing aangevuld met:
Beveiligingsplan;
Brandveiligheidsplan;
Medisch plan;
Verkeersplan/mobiliteitsplan.
Door de gemeente wordt een format voor een veiligheidsplan, inclusief algemene beschrijving, beschikbaar gesteld, inclusief de mogelijk van toepassing zijnde aanvullende onderdelen/plannen.
Voor kleine of middelgrote B-evenementen kan dit format volstaan.
Voor complexe B-evenementen, in ieder geval muziekfestivals met tussen de 3.000 en 5.000 bezoekers en evenementen met gemotoriseerde voertuigen (wedstrijden of demonstraties), moet de organisator een deskundige partij inschakelen voor het opstellen van een maatwerk veiligheidsplan of als de organisator in eigen beheer een maatwerk veiligheidsplan opstelt moet deze vergezeld worden door een beoordeling van een derde deskundige. Deze derde deskundige kan zijn een belangenvereniging (bijvoorbeeld KNWU, NTFU, KNMV, KNAF, etc.), extern adviesbureau, door verzekeraar aangewezen deskundige of een andere onafhankelijk deskundig adviseur.
Voor C-evenementen moet de organisator een of meerdere deskundige partijen inschakelen voor het opstellen van een maatwerk veiligheidsplan, bijbehorende andere plannen en eventuele rapportages over deelactiviteiten op het evenemententerrein of daarmee verband houdend. De aanvrager moet daarnaast zelf een derde deskundige inschakelen voor een onafhankelijke beoordeling van de aanvraag (bijvoorbeeld een constructiebureau die de berekeningen van de podia bouwer controleert, de belangenvereniging die de rapportage en baan van een autosportevenement controleert).
Eventuele aanvullende onderzoeken, zoals een akoestisch onderzoek, een flora en faunaonderzoek of een stikstofonderzoek, maken geen onderdeel uit van het draaiboek/veiligheidsplan.
Algemeen
De organisatie is in elk geval verantwoordelijk voor basisinformatie over:
Gegevens organisator en aanvrager;
Aard van het evenement;
Toegang van het evenement (betaald of gratis, toegangscontrole);
Het publieksprofiel (totaal en maximaal gelijktijdig aanwezige deelnemers en bezoekers, doelgroep, etc.);
De beschrijving van de locatie;
Het tijdstip en duur van het evenement;
Het programma van het evenement;
Aantal, type en locatie sanitaire voorzieningen;
Aantal en locaties van drinkwatervoorzieningen;
Plattegrond met daarop de inrichting van het evenemententerrein (op schaal op een kadastrale ondergrond);
Namenlijst en (telefonische) bereikbaarheidsgegevens van key-partners (organisatie en externe leveranciers).
Veiligheidsplan
Het veiligheidsplan is het plan waarin beschreven wordt hoe de organisator invulling geeft aan hun taken om de veiligheid van mensen (bezoekers, medewerkers, artiesten en omgeving) bij en rondom een evenement te borgen. Het beschrijft de preventieve (personele, materiële en organisatorische) maatregelen die de organisator getroffen heeft. Wanneer een veiligheidsplan van toepassing is, maakt deze altijd integraal onderdeel uit van het veiligheidsplan.
In het veiligheidsplan wordt de veiligheidsorganisatie beschreven. Daarin wordt beschreven wie per taakgebied coördinator is en hoe hij/zij bereikbaar is (intern-extern). Tevens worden de namen en onderlinge communicatiemogelijkheden van politie, brandweer, GHOR met de organisatie en zijn onderaannemers beschreven.
Het veiligheidsplan voorziet ook in de maatregelen die de organisatie neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het regionale crisisplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert.
Het is belangrijk dat personeel/vrijwilligers op de hoogte zijn van de inhoud van het veiligheidsplan en eventuele bijbehorende plannen en dat ze weten wat hun rol hierin is.
Calamiteitenplan
Het calamiteitenplan is een beschrijving van noodscenario’s. Het calamiteitenplan is gebaseerd op een risicoanalyse en geeft aan op welke wijze verschillende typen voorzienbare incidenten worden bestreden. Het calamiteitenplan maakt integraal onderdeel uit van het veiligheidsplan. Het calamiteitenplan bevat in ieder geval:
Beschrijving van relevante scenario’s voor het evenement (o.b.v. risicoanalyse):
Beschrijving van de preventieve maatregelen die getroffen zijn;
Beschrijving van repressieve maatregelen. Hierdoor weet eenieder wat er van hem/haar verwacht wordt bij een specifieke calamiteit;
taken en verantwoordelijkheden (afbakening tussen organisator en hulpdiensten);
crisisstructuur (deelnemers, locatie, vergaderfrequentie);
communicatie (alarmering medewerkers, waarschuwen bezoekers, inlichtingshulpmiddelen, verbindingsschema en afspraken over woordvoering).
Het scenario (algehele) ontruiming van het evenemententerrein moet altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen.
Bij grootschalige (muziek)festivals moet het scenario paniekontruiming van het evenemententerrein altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd in panieksituaties, door wie en met gebruik van welke middelen.
Crowdmanagementmaatregelen:
Preventieve crowdmanagementmaatregelen (zoals inrichting evenementenlocatie, veiligheidsnormen, risicoanalyse, programmering en preventief informeren);
Repressieve crowdmanagementmaatregelen (zoals lichtkranten, cityguides, omroepinstallaties, exit banners).
Plattegrond(en):
Inrichting evenemententerrein (podia, horeca, toiletten, beveiligingspost, EHBO e.d.);
Locatie van brandkranen op of in de buurt van het evenemententerrein;
Fysiek genomen maatregelen (nooduitgangen, aanrijdroutes, calamiteitenroutes, crowdmanagementmaatregelen, verkeersmaatregelen e.d.).
Communicatieplan
Een communicatieplan bevat in ieder geval:
Communicatie door de organisator naar direct omwonenden (zoals een bewonersbrief en/of een advertentie in de krant of een wijkblad);
Communicatie van de organisator naar bezoekers/deelnemers (zoals huisregels, bewegwijzering, gebruik openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten en preventieve boodschappen);
Organisatieschema (inclusief taken, verantwoordelijkheden en contactgegevens).
Beveiligingsplan
Het beveiligingsplan bevat in ieder geval:
Naam geregistreerd beveiligingsorganisatie;
Aantal gecertificeerde beveiligers per taak, moment en locatie;
Herkenbaarheid van beveiligingspersoneel;
De eisen die de organisator stelt om het terrein te mogen betreden (tolerantiebeleid);
De maatregelen die de organisator treft om drugsgebruik tegen te gaan;
Beschrijving van de communicatiemiddelen.
Brandveiligheidsplan
Het brandveiligheidsplan bevat in ieder geval:
Maatregelen om brandveiligheid maximaal te waarborgen, zoals:
Inrichting evenemententerrein en tijdelijke bouwsels (bijvoorbeeld podia, nooduitgangen, aanrijdroutes hulpdiensten);
Constructie en indeling van tijdelijke bouwsels (inclusief technische brandklasse certificaten);
Opstellingsplannen;
Stoffering en versiering;
Te plaatsen aggregaten;
Aantal beschikbare brandwachten;
Vluchtcapaciteit;
Brandveiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegverwijzing, omroepinstallaties;
Bereikbaarheid hulpdiensten.
Medisch plan
Het medisch plan is een beschrijving van het medisch en geneeskundig plan met in ieder geval contactpersonen, coördinatie en beschikbare mensen/middelen en de wijze waarop het plan wordt uitgevoerd. Een medisch plan bevat in ieder geval:
Gegevens EHBO:
Naam EHBO-organisatie;
Contactgegevens EHBO-coördinator;
Plaats bereikbaarheid EHBO-post(en) (en ambulances);
Aantal aanwezige EHBO’ers (moment en locatie);
In te zetten materiaal (uitrusting, AED, communicatiemiddelen, e.d.);
Inzettijden van de EHBO en andere medische hulpverleners;
Aanwezigheid van andere medische hulpverleners (verpleegkundige, arts, ambulance e.d.);
Eventuele werkafspraken met organisator, ziekenhuis, huisarts en/of meldkamer ambulancezorg;
Bereikbaarheid van de evenementenlocatie;
Locatie chill-out ruimte;
Beschrijving ten aanzien van alcohol- en drugsgebruik;
Maatregelen ten aanzien van hitte;
Technische hygiëne zorg, infectieziektebestrijding en andere gezondheidskundige aspecten (drink)watervoorzieningen, afvalverwerking, sanitaire voorzieningen, dieren).
Verkeersplan/mobiliteitsplan
Het verkeers- of mobiliteitsplan wordt opgesteld door de organisatie van een evenement, eventueel in overleg met de verkeersmedewerker van de gemeente, de politie, de brandweer en indien van toepassing met provincie Noord-Brabant of Rijkswaterstaat. Bij C-evenementen is een verkeers- of mobiliteitsplan verplicht en moet de organisatie het plan op laten stellen door een verkeerskundig bureau, onder advies van de verkeersmedewerkers van de gemeente, provincie Noord-Brabant en Rijkswaterstaat.
Uitgangspunt van het plan moet zijn dat de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk beperkt blijft. Het verkeersplan bevat maatregelen om de verkeersveiligheid te borgen, zoals:
Ingehuurde organisatie;
Aantal verkeersregelaars per taak, moment en locatie;
Tijden en locaties van de wegafsluitingen en omleidingen;
Toegankelijkheid evenemententerrein, ook voor minder validen;
Parkeerfaciliteiten, inclusief parkeren voor minder validen;
Aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot het openbaar vervoer en parkeerfaciliteiten;
Doorgang openbaar vervoer in relatie tot het evenemententerrein;
Af- en aanrijdroutes (artiesten, leveranciers);
Calamiteitenroutes hulpdiensten;
Vrijhouden van brandkranen bij parkeren van voertuigen in de buurt van het evenement;
Bebordingsplan;
Aantal gecertificeerde verkeersregelaars (evenementen/beroeps)
Garanderen van bereikbaarheid van onder andere ziekenhuizen, huisartsen, gemeentehuis;
Begaanbaar houden af- en aanrijdroutes en calamiteitenroutes.
4.1.3 Integraal Operationeel Plan
Ten behoeve van een multidisciplinaire behandeling van de aanvraag wordt bij C-evenementen door de gemeente een Integraal Operationeel Plan (IOP) opgesteld. In het IOP worden in ieder geval alle contactpersonen met de bijbehorende contactgegevens die zijn genoemd in het veiligheidsplan overgenomen. Ook worden alle contactgegevens van de personen/diensten met toezichtsrollen voor, tijdens en na het evenement in het IOP opgenomen, met daarbij ook wie voor welk deel van het toezicht verantwoordelijk is. Voor afspraken omtrent doelen van het toezicht, informatiemanagement, calamiteitenroutes en uitgangsstellingen, de voorbereide scenario's en multi-samenwerkingsafspraken worden verwijzingen opgenomen naar de andere opgestelde plannen. De afspraken e.d. worden niet herhaald in het IOP.
De casemanager van de VRBZO kan ondersteunen bij het opstellen. Bij het opstellen van het IOP maakt de gemeente zoveel als mogelijk gebruik van de format van de VRBZO.
4.1.4 Publieksmanagement en publiekscontrole
Een te hoge publieksdichtheid bij een evenement brengt een verhoogde kans op incidenten met zich mee. Daarom moet er in de voorbereiding van het evenement een schatting gemaakt worden van het verwachte aantal bezoekers, aan de hand waarvan de organisator maatregelen kan treffen. Ook is het van belang een publieksprofiel te maken, om de risico’s in te schatten. Daarbij wordt bijvoorbeeld aandacht besteed aan het soort mensen (relschoppers, ouderen of theaterpubliek), leeftijd, percentage mannen en vrouwen en animositeit. Ook moet rekening worden gehouden met of bezoekers verspreid over het evenemententerrein aanwezig zijn of voornamelijk op hetzelfde gedeelte van het terrein. De politie heeft veel kennis en ervaring in de omgang met grote mensenmassa’s en verkeersstromen en adviseert op dit vlak daarom bij evenementen.
Publieksmanagement (crowdmanagement)
Publieksmanagement is de systematische planning voor en supervisie over de ordelijke verplaatsing en verzameling van personen. Hiervoor moet duidelijkheid bestaan over de toegankelijkheid van het evenement (is het afgeschermd of niet?), de mate van planning (wat is vooraf georganiseerd?), de focus (één evenement of meerdere tegelijk op verschillende locaties?), de locatie (aan de rand van de stad, bij een woonkern etc.?), de gesteldheid van het terrein (verharde of onverharde grond?) en de aard van het publieksmanagement (gaat het om management van een grote mensenmassa of het potentiële management waarbij een grote mensenmassa is betrokken?).
Bij publieksmanagement wordt onder andere aandacht besteed aan onderstaande punten:
Toevoer van de bezoekers: het is van belang dat de bezoekers gespreid naar het evenement komen, om te voorkomen dat er grote opstoppingen rondom het evenemententerrein ontstaan. De spreiding wordt bevorderd als er voorafgaand aan het evenement al vermaak is, bijvoorbeeld door een voorprogramma of de mogelijkheid er tevoren te kunnen eten of drinken. Wel kunnen de ‘aanvullende evenementen’ extra bezoekersstromen op gang brengen.
Afvoer van de bezoekers: om opstoppingen bij de uitgang of in het (openbaar) vervoer te voorkomen, moet natuurlijk ook aandacht besteed worden aan het gespreide vertrek van de bezoekers. Dit kan men bereiken door niet ineens alle activiteiten te stoppen, maar het entertainment geleidelijk af te bouwen, bijvoorbeeld door enkele bars open te laten, en nog korte tijd muziek te spelen.
Spreiding van de bezoekers over het terrein: door van tevoren een goede indeling te maken van de diverse activiteiten op het evenemententerrein (bv. spreiding podia, bars, toiletten etc.) en duidelijk aan te geven hoe de bezoekers overal kunnen komen, kunnen zich verdringende mensenmassa’s goeddeels voorkomen worden. Als er geen routeaanwijzingen zijn gegeven, zullen mensen naar de menigte toe trekken. Bij evenementen met één of enkele stages moet verplicht aandacht worden besteed aan het beperken van het aantal bezoekers rondom de stages door het ‘afdwingen’ van spreiding door vakindeling, spreiden toiletten, spreiden horeca en dergelijke.
Voorkomen van overbevolking: overbevolking en daarmee het gevaar van verdrukking en vertrapping zijn gerelateerd aan de dichtheid van de menigte op een (deel van de) locatie. Het is daarom van belang per locatie een maximaal gewenste publieksdichtheid te benoemen. Dit percentage zal (o.m.) afhangen van het soort evenement, de grootte en de aard van de locatie (een hellend terrein moet bv. minder dichtbevolkt worden dan een vlak terrein) en van het aantal toegangswegen. Rekening moet ook worden gehouden met concentraties van de menigte op deellocaties van het terrein.
Om overbevolking te voorkomen kun je maatregelen nemen om minder mensen tot het gebied toe te laten, de stromen binnen het gebied te managen, en de uitstroom te bevorderen. Vanaf elke plaats op het terrein moet het voor het publiek duidelijk zijn hoe ze het terrein kunnen verlaten.
Creëren van loop- en noodroutes: de routes naar de diverse activiteiten moeten zo ingericht zijn, zodat er naast grote stromen bezoekers ook hulp- en nooddiensten langs kunnen. Het spreekt voor zich dat deze goed bewegwijzerd moeten zijn en er op de looproutes geen obstakels zoals podia of tappunten staan.
Op looproutes mag de publieksdichtheid niet meer zijn dan 70%. Het werkt de-escalerend als de massa kan blijven lopen: het geeft een geruststellend idee ‘weg te kunnen’. Met videoregistratie kan de publieksdichtheid vastgesteld worden.
Communicatie aan bezoekers: communicatie met de bezoekers is van essentieel belang voor het slagen van het evenement. Door de makkelijkste vervoerswijze naar het evenement, de programmering, de locaties en de makkelijkste manier deze locaties te bereiken duidelijk kenbaar te maken, voorkom je dat er grote ongecontroleerde (en onverwachte) mensenmassa’s op gang komen. Dat kan voorafgaand aan het evenement op tickets of in een folder, maar ook op het terrein zelf door spandoeken, een plattegrond van het terrein uit te delen, posters te maken, informatieborden, een informatiebalie, radio/tv of andere media, of door boodschappen te laten omroepen. Daarnaast is het raadzaam afspraken te maken tussen stagemanagers en politie over het gebruik van geluidsapparatuur van het evenement in geval van nood om het publiek toe te spreken.
Publiekscontrole
Publiekscontrole is het beperken van collectief gedrag met repressieve maatregelen, zoals het leiden van bezoekers met afzettingen/hekken, lik op stuk beleid (boetes op vernielingen en ander ongewenst gedrag van tevoren vaststellen en publiceren en meteen uitdelen), verbod op crowdsurfen. Bij evenementen waar een grote toeloop van het publiek te verwachten valt, bijvoorbeeld voor het podium, bij de kaartverkoop of vlak voor de opening van het evenement, bestaat kans op drang.
In dat geval kan in de voorschriften worden opgenomen dat de betreffende ruimte gecompartimenteerd moet worden met behulp van dranghekken. De voorschriften hieromtrent geeft de brandweer, in samenwerking met de GHOR. Bij grote menigten is het wenselijk een toezichthouder aan te wijzen, die tijdig kan signaleren wanneer mensen in de verdrukking komen.
Huisregels of publiekscontroleregels moeten zichtbaar gehandhaafd worden om te voorkomen dat mensen de regels overtreden en de veiligheid van de menigte niet meer gegarandeerd kan worden.
4.1.5 Veiligheidsorganisatie
Om te voorkomen dat de organisator (of productieleider) twee-petten op heeft, gastheer/-vrouw en verantwoordelijke voor de veiligheid, moet hier in de veiligheidsorganisatie van het evenement rekening mee worden gehouden. Dit geldt zowel voor grote als kleine evenementen. Gelet hierop is het raadzaam om de rollen directeur of gastheer/-vrouw, productie-/organisatieleider en veiligheidscoördinator te verdelen over 3 personen. De productie-/organisatieleider en de veiligheidscoördinator moeten vooraf besluiten nemen over de plaatsing van objecten, het moment en de staat van het terrein bij opening en sluiting voor bezoekers en de beschikbaarheid van faciliteiten voor het veiligheidsteam.
4.1.6 Brandveiligheid
Algemeen
In het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen zijn voorschriften opgenomen voor brandveilig gebruik van tenten en overkappingen, maar ook voor de aankleding/ versiering van een evenementenlocatie. Te allen tijde moet aan deze voorschriften worden voldaan, dus ook als een melding op basis van het besluit niet nodig is. Afhankelijk van het evenement en los van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen kunnen (maatwerk)voorschriften op het gebied van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu aan de vergunning of melding worden verbonden. Hierbij kan ook gedacht worden aan voorschriften in het kader van brandveiligheid. Deze voorschriften mogen niet regelen wat het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen al regelt.
Tenten, overkappingen en parasols
Bij het organiseren van een feest, worden vaak tenten, overkappingen en parasols geplaatst. Ook worden bij een evenement vaak attributen, zoals tribunes, podia, stellages en lichtinstallaties, gebruikt.
Langer dan 31 dagen: als tenten, overkappingen en andere attributen langer dan 31 dagen geplaatst worden, moet een omgevingsvergunning worden aangevraagd. Bij een kortere duur is geen omgevingsvergunning vereist. Bij plaatsing op of aan de weg is op grond van artikel 2:10 van de APV wel een ontheffing op basis van dat artikel nodig.
Brandveiligheidsvoorschriften: alle tenten, overkappingen en attributen, die er maximaal 3 maanden staan, moeten voldoen aan het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Deze eisen zijn altijd van toepassing, ongeacht of een melding brandveilig gebruik gedaan moet worden. Het is verboden om zonder een melding brandveilig gebruik op basis van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen een plaats of een gedeelte daarvan in gebruik te nemen of te gebruiken als:
een verblijfsruimte op die plaats bestemd is voor meer dan 150 gelijktijdig aanwezige personen;
in een verblijfsruimte op die plaats aan meer dan 10 personen bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf wordt verschaft;
in een verblijfsruimte op die plaats aan meer dan 10 kinderen jonger dan 12 jaar of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen verzorging wordt verschaft.
Aan de melding brandveilig gebruik kunnen maatwerkvoorschriften worden verbonden.
Gebouwen
Wordt een evenement in een gebouw gehouden waar meer dan 50 personen aanwezig kunnen zijn, dan is een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht of een gebruiksmelding op grond van het Gebruiksbesluit nodig.
Het toestaan van evenementen in bedrijfshallen, schuren, sporthallen, verenigingsgebouwen en dergelijke wordt tot een minimum beperkt. Gebruik van deze gebouwen is enkel toegestaan als de VRBZO (brandweer) van oordeel is dat het pand, via het treffen van voorzieningen of organisatorische maatregelen, brandveilig te gebruiken is. De voorzieningen die getroffen moeten worden, worden in de evenementenvergunning of als maatwerkvoorschriften bij een melding opgenomen. Hierbij kan gedacht worden aan de opstelling van objecten in het pand, de aanwezigheid van blusmiddelen, de bereikbaarheid voor hulpdiensten en vluchtroutes.
Natuurbrandrisico
Wanneer sprake is van natuurbrandrisico fase 2 (www.natuurbrandrisico.nl) is het in en nabij bos- en natuurgebieden niet langer toegestaan vuur te stoken. Dit kan ook gelden voor gebruik van vuurkorven en fakkels of koken met open vuur op vaste brandstoffen, zoals hout of houtskool/briketten.
4.1.7 Constructieve veiligheid
Bij tenten en overkappingen, podia, stellages, lichtinstallaties en tribunes moet aandacht besteed worden aan constructieve veiligheid. Rekening moet worden gehouden met de “Richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning” (COBc-richtlijn). Voldaan moet worden aan de verschillende NEN- of NPR-normen voor toeschouwersaccommodaties, tijdelijke constructies (tenten) en podiumconstructies.
De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de opbouw en de constructies van de podia en tenten. Constructieve veiligheid wordt niet van gemeentewege getoetst in het kader van de vergunningverlening. Er wordt vanuit gemeentewege ook niet gekeken of voldaan wordt aan de COBc-richtlijn. Ook voor de wagens in carnavalsoptochten ligt de verantwoordelijkheid bij de organisatie en de deelnemers.
Om organisaties meer te dwingen de eigen verantwoordelijkheid te borgen moeten organisaties van grote evenementen, waar in ieder geval muziekfestival met meer dan 3.000 bezoekers en evenementen met gemotoriseerde voertuigen (auto-, motor- of truckcross of demonstraties met dergelijke voertuigen) onder vallen, een onafhankelijke constructeur inschakelen voor de beoordeling van constructies van podia, tenten en andere objecten op/nabij het evenemententerrein. De constructeur overlegt in dat geval bij de schouw een schriftelijke verklaring/akkoord over de werkelijk gerealiseerde objecten. Voor muziekfestivals met tussen de 1.500 en 3.000 bezoekers, bij carnavalstenten, de kermis in Oirschot of vergelijkbare evenementen kan dit vereiste ook van toepassing worden verklaard.
Opbouwen en afbreken
Als een terrein openbaar toegankelijk is tijdens het opbouwen en afbreken van een evenement kan dit veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Personen die over het terrein lopen zijn niet beschermd, waar de personen die de werkzaamheden uitvoeren dat wel zijn. De organisatie moet iedereen die niet bij de organisatie hoort (zichtbaar) wijzen op de gevaren en zoveel als mogelijk het terrein of de plekken waar werkzaamheden plaats vinden afschermen.
4.1.8 Opstelling zitplaatsen en verdere inrichting
Om een ruimte veilig in te kunnen richten moet een inrichting voldoen aan de voorschriften, zoals opgenomen in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.
4.1.9 Attractietoestellen
Een attractietoestel is een toestel waarmee mensen motorisch worden voortbewogen. Attractietoestellen die op een evenemententerrein worden geplaatst moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dit betekent onder andere dat de attractietoestellen jaarlijks gekeurd moeten worden en moeten beschikken over een certificaat.
4.1.10 Huisregels
Indien sprake is van huisregels, of een huisreglement, worden deze op voor alle bezoekers zichtbare locaties opgehangen. In ieder geval worden de huisregels bij of nabij elke toegang van het evenemententerrein en bij elk tap- of schenkpunt voor alcohol kenbaar gemaakt. Huisregels kunnen ook worden opgenomen in een eventueel programmaboekje. De huisregels worden ook vooraf kenbaar gemaakt aan potentiele bezoekers, bijvoorbeeld bij de verkoop van toegangskaarten, op de website van het evenement, via sociale media of via een briefing een paar dagen voor het evenement.
Huisregels kunnen bijvoorbeeld informatie bevatten over hoe de organisatie omgaat met de kaartverkoop, de toegangsleeftijd en de controle daarop, het schenken van alcoholhoudende drank, het gebruik van drugs en roken.
Bij evenementen waar kaartenverkoop aan de orde is, waar alcohol wordt geschonken of waar drugsgebruik te verwachten is, is de organisatie verplicht huisregels op te stellen en deze te communiceren. Voor kaartverkoop moet de koper akkoord gaan met de huisregels voordat overgegaan kan worden tot de aankoop. In bijlage 2 zijn voorbeeld huisregels opgenomen. Er staan verplichte huisregels in voor het schenken van alcoholgebruik en te verwachten drugsgebruik, maar ook mogelijke aanvullende huisregels.
4.1.11 Bejegeningsprofiel
In de Lokale Driehoek kan een bejegeningsprofiel worden vastgelegd in verband met te verwachten risico’s bij een evenement (categorie C). Een bejegeningsprofiel kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
professioneel en eenduidig;
zichtbaar en aanspreekbaar;
communicatie(f) en dienstverlenend;
kennen en gekend worden;
daadkrachtig en veilig werken;
samenwerkend met partners (gemeente, horeca en organisatoren).
Als een bejegeningsprofiel wordt vastgelegd voor een specifiek evenement geeft de politie de hiervoor nodig geachte aanwijzingen aan de organisator, verkeersregelaars en toezichthouders en ziet er op toe, dat deze daadwerkelijk in acht worden genomen.
4.1.12 Beveiliging
De organisatie is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. De organisatie moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Met toezicht wordt bedoeld: het in de gaten houden van de aanwezigen en de activiteiten. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet de organisatie een professioneel beveiligingsbedrijf in huren. Algemeen uitgangspunt is de norm dat er 1 toezichthouder op 250 gelijktijdig aanwezige personen moet zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die een ander aantal toezichthouders rechtvaardigen. Hierbij kan bijvoorbeeld gekeken worden naar de verdeling van taken en bevoegdheden tussen organisatie, toezichthouders en betrokken hulpdiensten, het evenementenprofiel en de opzet, inrichting en kwaliteit van een ingehuurd beveiligingsbedrijf. De hier bedoelde toezichthouders moeten duidelijk herkenbaar zijn, ook als dat vrijwilligers zijn.
Beveiligingstaken mogen uitsluitend worden uitgevoerd door een door de Minister van Justitie en Veiligheid erkend professioneel beveiligingsbedrijf, die voldoet aan de regels van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties. De gecertificeerde beveiligers moeten contact opnemen met de politie voor nadere afspraken over verdovende middelen. De beveiligingsmedewerkers moeten duidelijk herkenbaar zijn, middels een goedgekeurd uniform. Daarnaast moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:
Er moet een duidelijke taakscheiding tussen gecertificeerde beveiligers en vrijwilligers worden gewaarborgd. Beveiligers mogen wel service gerichte taken uitvoeren, maar vrijwilligers moeten zich onthouden van werkzaamheden die vallen onder de Wet particuliere beveiligingsorganisaties.
Voor aanvang van het evenement instrueert de organisatie haar medewerkers en beveiliging over:
de inhoud van het Veiligheidsplan;
noodprocedures;
alcohol schenken/verstrekken aan onder invloed verkerende bezoekers en minderjarigen.
4.1.13 Capaciteit mobiele telefonie
Iedereen op een evenemententerrein moet in noodsituaties 112 kunnen bellen. De bereikbaarheid van 112 bij evenementen is echter niet vanzelfsprekend door de grotere vraag (piekbelasting) naar capaciteit van het mobiele netwerk. Wanneer de normale capaciteit niet voldoende is om de piekbelasting op te vangen moet de organisator, samen met een telecomaanbieder, aanvullende maatregelen treffen om de capaciteit te verhogen.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.1