Het organiseren van een evenement start met een idee van de organisator. Dit idee werkt de organisator uit en op enig moment wordt in overleg met de gemeente getreden.
6.1.1 Vooraankondiging
Organisatoren kunnen een vooraankondiging doen bij de gemeente. Vooraankondigingen hebben tot doel gemeenten in een vroegtijdig stadium kennis te laten nemen van de voorziene evenementen. Vooraankondigingen hebben dan ook niet de status van melding of aanvraag. Zodra een vooraankondiging wordt ontvangen wordt deze op de interne evenementenkalender geplaatst. Plaatsing op de interne evenementenkalender biedt geen zekerheid over de toelaatbaarheid van het evenement. Er vindt voorafgaand aan plaatsing dan ook geen inhoudelijke toets plaats. Categorie B- en C-evenementen worden ook vast geplaatst in DigiMak.
6.1.2 Vooroverleg
Een vooroverleg tussen de organisator en de gemeente helpt om informatie uit te wisselen. Enerzijds over het beoogde evenement, anderzijds over het te doorlopen evenementenproces en de vergunningverlening. Verwachtingen over en weer kunnen worden doorgenomen. In het verdere (formele) proces komen beide partijen minder snel voor verrassingen te staan.
Afhankelijk van het evenement (vergunningsplichtig of niet) en de behoefte van de vergunningverlener, kunnen de adviesdiensten ook aansluiten bij een vooroverleg. De uitnodiging hiervoor moet tijdig worden gedaan. In het vooroverleg worden geen inhoudelijke adviezen over het evenement verstrekt. Door de adviesdiensten zal over oplossingsrichtingen worden meegedacht.
6.1.3 Voorlopige behandelaanpak
Op basis van de vergaarde informatie in de voorfase wordt door de gemeente een voorlopige behandelaanpak volgens de behandelscan (hoofdstuk 3) bepaald. Met een voorlopige behandelaanpak stelt de gemeente de organisator in staat om een tijdige en complete aanvraag in te dienen. Immers gelden bij de verschillende behandelclassificaties andere behandeltermijnen en indieningsvereisten.
6.1.4 Opzetten van het evenementenproces
Al in de voorfase kan de gemeente het verdere evenementenproces opzetten en (overleg)data gaan inplannen. In het geval van C-evenementen kan de casemanager van de veiligheidsregio met de gemeente meedenken over de opzet van het proces.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.1